Može to biti dan firme, događaj iniciran nekim posebnim dešavanjem i velikim uspehom u poslovanju, a može biti i novogodišnja proslava – ali to neće ništa bitno promeniti – proslava je proslava i moraćete dobro da se pomučite da pozovete, dočekate, ugostite i ispratite svoje poslovne partnere, i to zadovoljne. A taj posao je, verovali ili ne, izuzetno zahtevan i treba i vremena i živaca da sve bude kako treba.
Ne vredi ni počinjati bilo kakve pripreme ako ne postoji makar uopšteni, generalni koncept proslave. A to znači sledeće: sa GM-om ili sa senior menadžmentom treba dogovoriti sastav i profil gostiju i kada, gde i koliko bi proslava trebalo da traje. (Kada dan firme pada krajem godine, to znači da ulazite u trku za neku od raspoloživih sala – restorana sa još hiljadu drugih firmi i preduzeća. Osim ako vaša firma nije među povlašćenima – sa nekom novom poslovnom zgradom i sopstvenim prostorom za proslavu.) Naravno, bolji prostor ostavlja bolji utisak, a i gosti se lepše osećaju u njemu (čak je i verovatnije da će pre doći kada su pozvani u neki takav prostor nego u manje prikladan).
Što se tiče koncepta, dan firme znači da će se među pozvanima naći razni VIP gosti, republički i gradski zvaničnici (zavisno od profila firme), poslovni partneri, urednici i novinari, ali i menadžeri vaše firme, deo zaposlenih, možda i neki penzioneri. No, bez obzira na strukturu gostiju, u krajnjem ishodu najbitniji je njihov broj. To je podatak bez kojeg ne možete da birate ni salu, niti da pregovarate o meniju, cenama i sličnim stvarima.
Mesto proslave
Kada razmišljate o mestu proslave, možete biti egocentrični i organizovati je tamo gde vama najviše odgovara (recimo nalazite se na Novom Beogradu, pa sigurno nećete da tražite salu sa prelaskom beogradskih mostova) ili izaći u susret svojim gostima i pronaći prostor gde njima više odgovara (recimo, napraviti proslavu negde bliže centru grada).
Što pre krenete u organizaciju, to bolje – imaćete mnogo više mogućnosti da rezervišete željeni termin i da pregovarate o ceni (šanse za pregovore rastu kada je vlasnik restorana svestan da pred sobom ima firmu koja nije u škripcu sa vremenom).
Zvanice – spiskovi
Najstresniji deo organizacije može da bude čak i – slanje pozivnica. Šta tu može da bude stresno – uzmete pozivnice i odštampate imena i adrese iz kontakt liste? Tako je, ali pod uslovom da imate pozivnice i da imate elektronsku kontakt listu!
Što se tiče prikupljanja podataka o zvanicama, bitno je da se shvati jedno – domaćin proslave, kao reprezent svoje firme, je glavom i bradom generalni direktor (naravno i njegovi najbliži saradnici, izvršni direktori…), a njegovi (njihovi) gosti su zaposleni (ostala ovlašćena lica, srednji menadžment, zaposleni, vođe timova, vođe projekata…), zatim poslovni partneri i saradnici, kao i lica iz republičkih i gradskih organa koji su svojim aktivnostima vezani za sektor poslovanja firme. Ukratko, bez angažmana generalnog direktora nikada neće biti kvalitetnog spiska zvanica.
Kada ste organizator i kada (vrlo brzo) shvatite da u firmi ne postoji pouzdan i ažuran spisak zvanica, naoružajte se strpljenjem i krenite u prikupljanje i proveru podataka. Jer, ako nemate ažurnu kontakt listu, to je skoro isto kao da je uopšte nemate. Svaki gost je važan i bolje je ne testirati nečiju sujetu, pa pogrešno navesti ime ili prezime, naziv firme, organa, uprave, ministarstva, a tek funkciju!
Važno je da postoji jedinstven spisak, da se ne bi desilo da jedna osoba dobije dva ili više poziva iz vaše firme. Uvek mora da se zna ko je od izvršnih direktora zadužen za koji kontakt, jer ta osoba kasnije i lično treba da proveri (telefonom) da li je gost dobio pozivnicu i da li dolazi.
U saradnji sa senior menadžmentom i, naravno, sa njihovim asistentima i sekretaricama, uz manje ili više muke doći ćete do “draft” verzije kontakt liste zvanica. Koliko će vam trebati telefoniranja, provera, papirića, unošenja podataka, kreiranja tabela i raznih softverskih rešenja, nije ni toliko važno. Onaj ko je radio takve stvari može lako da zamisli šta tu sve može da iskrsne (a obično i iskrsne).
Za kontakt listu direktori bi trebalo da dostave i spiskove zaposlenih iz njihovih organizacionih celina – ne samo članove (srednjeg) menadžmenta, već i one zaposlene koji su se svojim radom posebno istakli poslednjih godinu dana.
Kada pričamo o kontakt listi, da pomenemo i da takva lista mora obavezno da sadrži: ime i prezime (i eventualno akademska titula), funkciju, naziv firme ili institucije, adresu (precizna adresa, sa poštanskim brojem, ulicom/novim nazivom ulice, brojem zgrade), druge napomene, kontakt telefon, a da ne pominjem koliko bi bila korisna elektronska adresa. (To su podaci vezani za proslavu, ali se tabela može do mile volje dopunjavati i drugim podacima, za sve druge buduće namene).
Pozivnice
Gotovo po pravilu uvek neki deo aktivnosti malo zakasni, tako da se pozivnice distribuiraju svega nekoliko dana pre proslave. Sa druge strane, ni to nije tako loše – ako pošaljete pozivnice par nedelja ranije, velika je verovatnoća da neki od pozvanih zaboraviti na datum proslave. Pristizanje pozivnica sedam do deset dana pre proslave je optimalno rešenje (računajući i efekat distribucije klasičnom poštom). Dakle, ako pozivnice iz nekog razloga kasne, planirajte da barem jedan dan (ali ceo) imate na raspolaganju kurire i vozače koji će lično raznositi pozive.
Šta je dobro rešenje za “cajtnot” situacije? Dobro je imati pozivnice opšteg tipa, lepe spoljašnjosti (korica), sa logom firme sa mogućnošću da se unutra ubaci neki lep papir sa odštampanim vremenom i mestom proslave. Poenta je da u tom delu posla ne zavisite od drugih firmi kojima obično “otkaže štampač” ili je “programer na bolovanju” baš kada vama gori pod nogama.
Što se tiče teksta, pozivnica mora da sadrži ljubazan poziv, vreme i mesto održavanja dešavanja, a ako se radi o nekom relativno nepoznatom mestu/adresi, može da se ubaci i mapa tog dela grada sa obeleženim objektom. Opcija je i da zamolite zvanice da potvrde dolazak. Kao organizator, sigurno ćete se mnogo bolje osećati kada dan pre proslave imate bar nekakvu predstavu koliko će njih sutradan doći. (Mada, i ako zamolite da se dolazak potvrdi, šansa da će neko “uslišiti” vašu molbu još uvek je relativno mala. Šta da se radi, tek učimo…).
Provera dolaska
Pozivnica je pozivnica, pošta je pošta, ali u svakom slučaju, ako ste dobar domaćin, neophodno je da dan/dva pre proslave i telefonom pozovete svoje goste (ili njihove kabinete, sekretare, sekretarice) i da ih tom prilikom još jednom podsetite na proslavu. Naravno, to je prilika da pozovete i neke od osoba kojih ste se setili u poslednji čas (tako je to kad nema dobre kontakt liste), izvlačeći se na poštu koja, eto, još nije dostavila ili je čak “zagubila” davno poslatu pozivnicu.
Dakle, provera dolaska nije opcija, već obaveza! Osim klasičnih pozivnica i telefonske provere, danas je već uobičajeno da se pošalje i elektronska pozivnica (e-mail) sa istim tekstom koji stoji u pozivnici. Kada šaljete mejl, dobro je da uključite opciju Tools/Request Read Receipt da biste bili sigurni da je neko (ipak) otvorio svoju elektronsku poštu i da je sigurno dobio vašu pozivnicu.
Što se tiče zaposlenih, verujem da su oni podjednako važni gosti kao i bilo koji drugi. Zato je lepo (i korisno) da i zaposleni (koji dolaze na proslavu dana firme) takođe dobiju pozivnicu na ruke, od svog šefa, rukovodioca, direktora… Oni će time biti počastvovani, a organizatori proslave će imati mnogo bolji pregled koliko ljudi (barem onih iz firme) dolazi na proslavu.
Menadžer proslave
Paralelno sa određivanjem koncepta proslave (i možda datumom) neophodno je odrediti i menadžera proslave. Ukoliko postoji više od jedne osobe koja “organizuje” proslavu, velika je verovatnoća da ćete brzo shvatiti smisao poslovice – “mnogo babica…”. Menadžer proslave mora da uživa poverenje senior menadžmenta, da ima precizan budžet i jasne smernice od strane svojih pretpostavljenih, da poseduje makar teoretska znanja o organizaciji proslava (da redovno čita “GM”) i da brzo (odmah) izabere mali tim koji će mu pomagati.
Angažovanje eksterne firme za organizaciju proslave ne isključuje potrebu za kontakt osobom iz vaše firme – to je i dalje menadžer proslave, i dalje neophodan za uspešnu realizaciju događaja.
Pokloni
Proslava je vaša, vi pozivate goste na ručak, večeru ili zakusku. Već to je dovoljan znak pažnje. Međutim, većina firmi ovom prilikom kao znak pažnje uruči i po neki prigodan poklon (kalendar, olovku, rokovnik, promotivni kompakt disk sa informacijama o firmi…). Poklon-predmeti bi trebalo da imaju na sebi logo i naziv firme darodavca, a sve to u prigodnoj kesi. Sve preko toga moglo bi da izgleda nelogično i i neukusno.
No, ukoliko pozivate nekoliko stotina gostiju, podela poklona je zahtevan posao. Dakle, potrebno je da već imate spremnu tu količinu promotivnog materijala, da obezbedite ljude koji će pripremiti sve te kese, da nađete ekipu koja će poklone izneti iz vaše firme, blagovremeno prebaciti na lice mesta i istovariti ih tamo gde će biti proslava. Sve ovo može izgledati banalno. I jeste ako ste sve isplanirali na vreme, inače – odvežite kravatu i zavrnite rukave.
Organizacija samog prostora
Ukoliko imate “pouzdan” spisak gostiju, i ako je najveći deo potvrdio dolazak, onda možete da isplanirate (detaljno) gde će ko da sedi. Ako ne, što je verovatniji slučaj, onda okvirno isplanirajte gde će sedeti vaš senior menadžment i najvažniji gosti (za koje uvek mora da bude mesta), a gde ostali gosti i vaši zaposleni (ne volim da rangiram goste po “važnosti”, ali protokol se mora poštovati).
Mnogo je lakše kada pravite party sa stajanjem, kada možete i značajnije da omašite u broju zvanica, ali i tada se trudite da imate odgovor i za veliki odziv i prepunu salu (rezervne stolice, stolovi…).
Pošto proslava zahteva i pozdravnu reč domaćina dobro je predvideti mesto sa mikrofonom i ozvučenjem. Ukoliko to nije problem, obezbedite i platno, prenosivi računar i projektor, pa u nekom delu sale možete pustiti prezentaciju (ali zanimljivu) o firmi. Rezervni računar nije na odmet, mada vam, ako ga ponesete, sigurno neće zatrebati (Marfijev zakon). Sve dodatne dekoracije (poželjno diskretne) sale su dobrodošle, naročito ako se radi o prednovogodišnjem trenutku i ambijentu.
Što se tiče prostora ispred restorana, veoma lepo deluje ako pripremite i postavite u hodnicima kojima se dolazi do sale prigodne panoe sa informacijama koja i čija proslava se tu odvija. Naravno, i pored njih, potrebno je da imate i čoveka koji će stalno dežurati u hodniku ispred sale i usmeravati goste ka mestu dešavanja.
Program proslave
Pretpostavka je da gosti na vašu proslavu dolaze da vide svoje kolege, poslovne partnere i prijatelje, a i da malo popiju i pojedu. Zato nemojte od proslave da pravite seminar ili konferenciju. Kratki pozdravni govor, mali program, obraćanje najvažnijeg (ili najvažnijih) gostiju – i to je to. Ako sala ima tehničkih mogućnosti, a još ste u skorije vreme snimili neki korporativni film do desetak, petnaest minuta možete ga prikazati svojim gostima (ali negde na početku proslave).
Ceo program ne bi trebalo da traje duže od dvadeset do trideset minuta.
Pre ovoga oficijelnog programa, trebalo bi gostima poslužiti piće, a po njegovom završetku servirati hranu. Kada početi sa oficijelnim delom? Najbolje je da generalni direktor to proceni (kada vidi da se napunila sala ili kada dođe gost najvišeg ranga i slično) i da započne kada mu to najviše odgovara.
Cela proslava, sa svim pomenutim elementima, uključujući i podelu poklona, ne bi trebalo da traje duže od tri, četiri sata.
Fotografisanje
Na vreme obezbedite profesionalnog fotografa (sa profesionalnim aparatom) ili osobu iz vaše firme koja je dovoljno iskusna. Čak i da platite za ovu uslugu, to je mnogo bolje nego da posle uopšte nemate ili imate nekvalitetne fotografije sa dešavanja. Proslave su uglavnom statične, tako da video kamera nije neophodna, ali neće škoditi ni ako vam za uspomenu ostane film.
Hrana
Svaki restoran (ili drugi ugostiteljski objekat), odnosno ljudi koji u njemu rade, imaju mnogo više iskustva od vas po pitanju hrane koja se servira u određenim prilikama. Zato tražite (na papiru) da vam dostave varijante menija, sa svim detaljima i cenama. Forma “švedskog stola” je preporučljiva za proslave, jer omogućava više šetkanja, komunikacije, priče… a i prilagođena je pojedinačnim apetitima gostiju. Ako proslava pada u vreme posta, najmanje što možete da uradite je da obezbedite i posnu hranu i da taj deo švedskog stola jasno odvojite i obeležite kako bi gosti koji poste (a i oni drugi) znali šta je pred njima.
Obezbeđenje
Objekti koji organizuju proslave obično imaju puno iskustva u ophođenju sa različitim važnim gostima, tako da je bitno samo da na vreme obavestite vođu parade iz objekta gde će se održavati događaj o tome koga očekujete i da se precizno dogovorite šta su čije obaveze po tom pitanju. Ukoliko oni ne obezbeđuju takvu uslugu, nije loše da (zlu ne trebalo) odredite par ljudi iz firminog obezbeđenja za neke eventualne neprijatne situacije (višak alkohola, nepozvani gosti…).
Doček (i ispraćaj) gostiju
Osim pomenutih detalja vezanih za doček gostiju, postoji još nekoliko stvari o kojima treba povesti računa. Tako, na primer, osim osobe opisane na kraju dela “Organizacija samog prostora”, ispred ulaza u salu treba imati još nekoga ko će gosta pri dočeku uputiti na garderobu, eventualno proveriti da li ima pozivnicu (u nekim situacijama, naročito kada su pozvani VIP gosti i mora da se zna ko ulazi u salu, potrebno je vrlo rigidno nastupati).
Dakle, neko iz organizacionog tima stoji na ulazu u salu i diskretno upisuje ko je došao. Ukoliko je gost dobro poznat, on ga, naravno, ne mora zaustavljati i pitati za podatke; dovoljno je da ga pozdravi, uvede u salu i odvedete ga do nekog od glavnih domaćina ili ga samo usmeri ka stolu gde bi trebalo da sedi…
Što se tiče ispraćaja gostiju, podrazumeva se da se gostu zahvali što je došao, uruči mu se poklon koji ste ranije pripremili i, možda, isprati još par koraka.
Muzika
O ukusima ne vredi raspravljati. Od koncerta Bečke filharmonije do turbo-folka, sve će naći zahvalne slušaoce, ali bolje ne eksperimentisati. Ipak se radi o korporativnoj proslavi – što znači da je najbolje imati neki lep instrumental sa dobrim ozvučenjem. Tiha muzika u pozadini učiniće da se gosti osećaju prijatno i da ne moraju da se dovikuju iako sede na susednim stolicama. Ne zaboravite, gosti dolaze da vide vas, da popričaju sa vama (dobro, i da pojedu i popiju), a ne na koncert.
Živa muzika je, ponovo, stvar vašeg izbora. Svakako procenite akustičnost prostora i ako ono nije neophodno, izbegnite ozvučenje. Opet, dobar bend je pola proslave ako je u pitanju večernji party na nogama u nekom modernom prostoru, sa prosekom godina ispod 43. (Pitate se otkud je gornja granica za mlad svet 43? Pa da sam pisao ovaj članak prošle godine, granica bi bila 42).
Parking
Ako je mesto proslave u nekoj od gradskih parking zona, najmanje što možete da uradite je da na ulazu u salu/restoran okačite obaveštenje o parking zoni u kojoj se nalazite, da nekom od vaših gostiju ne bi presela proslava kada se vrati do kola i nađe omraženi plavi papir zataknut za brisače.
Ako postoji određeni parking prostor ispred restorana, dogovorite se sa vlasnicima restorana o plaćanju parkinga za vaše goste. Možda je bolje da firma podnese i taj dodatni trošak, nego da neki lokalni čuvar naplaćuje “odokativno” svakome od vaših gostiju.
Finansijski deo
Sada imate jasniju sliku šta vas sve može sačekati prilikom pripreme proslave, pa ćete lakše razmisliti o finansijskom aspektu. Dakle, iz svih prethodnih pasusa možete da izvučete one elemente koji se plaćaju, i da zatražite ponude od barem dva/tri restorana – sale – objekta. Nije sve ni u ceni – pa ćete tako ipak morati da se odlučite da li vam je važniji nov ekskluzivan prostor i bend sa MTV nagradom ili možda savršeno spremljena i aranžirana hrana ili, eventualno, standardno dobra hrana, ali u ogromnim količinama… Takođe, procenite i koliko vam je važno vaše sopstveno vreme. To znači da treba da donesete još jednu odluku – da li ćete pojedinačno tražiti prostor, pa hranu (ketering), muziku, ukrase za salu… ili ćete nekome prepustiti kompletnu organizaciju, a vi samo platiti račun. Razlika u ceni može biti značajna, što će vas lakše dovesti do konačne odluke.
Završetak proslave
Kada svi gosti odu, kada ste spakovali tehniku koju ste doneli u salu, kada ste vratili u kola sve preostale kese i poklone, pozdravili se sa svim svojim menadžerima i popili kafu sa lokalnim licem iz restorana zaduženim za proslavu, ostalo je samo da sa svojim najbližim saradnicima odete do najbližeg restorana, sednete, i na miru – večerate, jer ako očekujete i da budete menadžer proslave i da nešto pojedete na proslavi kojom menadžerišete – u zabludi ste. Ali dobro, nekoliko stotina zadovoljnih lica koja odlaze su dovoljna satisfakcija, pa nije strašno da malo otrpite.
Analiza proslave
U svakom slučaju, kada sve prođe, sa vašim kolegama iz tima za organizaciju proslave i sa dostupnim senior menadžerima sedite i proanalizirajte svaku tačku. Ukoliko propustite ovaj korak, velika je verovatnoća da ćete i iduće godine biti u cajtnotu, da ćete ponovo juriti poklone, dizajnere, sale i da ćete, isto kao i ove, zaključiti: “E, da smo samo nedelju dana ranije započeli pripreme…”.
Diskretno “anketiranje” gostiju (kada proslava prođe) kako je sve to njima izgledalo, može takođe biti od velike pomoći –zavisno od stepena iskrenosti…
