Izračunavanje povraćaja investicije u ljudski kapital je ono čime se HR prodaje bordu i čime kupuje ulaznicu za strateško partnerstvo, a računicu nije moguće izvesti bez prethodnog, nekada i višegodišnjeg, prikupljanja, integrisanja i analiziranja podataka unutar organizacije.
Uspešni izvršni HR direktori više ne dokazuju svoju vrednost smanjujući broj ljudi u sopstvenom odeljenju. Umesto toga, oni pričaju priče sa srećnim krajem o investiranju u zaposlene, koje potkrepljuju i konkretnim ciframa. To je ujedno i razlika između ciljeva tradicionalnog i modernog HR-a: prvi se bavi kontrolom i smanjenjem troškova, a drugi ulaganjem u zaposlene i izračunavanjem povraćaja na uloženo. Prvi je troškovni, a drugi profitni centar.
Svrha HR softvera
HR softver je alat koji HR odeljenje koristi da bi ostvarilo svoju misiju koja se najjednostavnije može iskazati kao pomoć organizaciji da kroz ljude realizuje svoj cilj, viziju i strategiju.
U ostvarivanju svoje misije HR odeljenje nastoji da pruži što kvalitetnije usluge privlačenja, razvijanja, motivisanja i zadržavanja odgovarajuće radne snage.
Najnužniji parametri koje je svako HR odeljenje u obavezi da prati jesu: tačan broj zaposlenih u svakom trenutku (headcount), fluktuacija (turnover), absentizam (absenteeism) i trošak po zaposlenom (cost per employee).
HR softveri omogućavaju da se dokumentacija o zaposlenima struktuira, što podrazumeva kompletno elektronsko vođenje evidencije podataka o zaposlenima, počevši od inicijalne selekcije i zapošljavanja, preko evidencije prisutnosti na radu i raznih vrsta odsustva kao što su, recimo, godišnji odmori i bolovanja, pa sve do praćenja radne uspešnosti zaposlenih i njihovog profesionalnog razvoja. I ne samo to, takvi softveri obuhvataju i obračun zarada, način nagrađivanja zaposlenih, kao i podatke o organizaciji i sistematizaciji radnih mesta.
Drugo, HR službenik koji je korisnik jednog takvog softvera ima niz olakšica u manipulisanju bazom podataka. Uz pomoć filtera može da iz mnoštva podataka izabere samo određene. Takođe, ima mogućnost generisanja različitih vrsta izveštaja, uključujući i statističke izveštaje i izračunavanje finansijskih efekata, recimo, odsustvovanja zaposlenih sa posla.
Sve to omogućava kvalitetnu analizu, što je značajna podrška u odlučivanju i upravljanju ljudskim resursima.
Zašto HR softver, a ne Excel tabela?
Da li će se kompanija odlučiti za Excel ili HR softver zavisi od broja zaposlenih i od toga da li se na HR unutar organizacije gleda kao na troškovni ili kao na profitni centar. Excel je jeftinije rešenje od HR softvera, bar u startu. S druge strane, rad u Excelu je teži od rada u HR softveru, jer se od HR službenika zahteva napredno znanje da bi mogao da koristi opcije Excela kao što su analiza trendova, napredno filtriranje, subtotali, pivot tabele, grafikoni i slično.
Za koje rešenje se opredeliti?
Najčešća greška koja se pravi pri izboru odgovarajućeg softvera je da se traži rešenje koje će obuhvatiti sve moguće zahteve koji mogu da se pojave unutar organizacije. U takvim situacijama obično je nemoguće među postojećim rešenjima pronaći ono koje već u samom startu može da zadovolji ovaj kriterijum, zbog čega je potrebno raditi velika prilagođavanja. A to je uvek najskuplje. To, pored ostalog, veoma usporava uvođenje jednog takvog sistema, a i dovodi do toga da se izgube iz vida glavni razlozi zbog kojih se krenulo u nabavku softvera.
Ponuda softvera je ogromna, pa bi se već u samom startu trebalo usmeriti na ona rešenja koja odgovaraju veličini organizacije. Dalje, izabrano softversko rešenje treba da se uklapa u sadašnje i buduće IT planove. Najbolje je opredeliti se za softver koji pruža fleksibilnost. A nju valja posmatrati sa više aspekata. Pre svega, da li softver ima otvorenu arhitekturu koja mu omogućava povezivanje sa drugim aplikacijama; da li je sastavljen iz više modula i kakva je situacija sa uvozom i izvozom podataka. Modularnost softvera podrazumeva da je on sastavljan iz više modula, što potencijalnom kupcu daje mogućnost da kupi samo one koji su u skladu sa stepenom razvijenosti HR funkcije u njegovoj firmi.
Znači, mogućnost budućih nadogradnji ili promena koje bi pratile razvoj HR funkcije u organizaciji je od izuzetnog značaja.
Ako već imate formiranu bazu podataka u nekom programu sigurno je da će vas zanimati možete li te podatke uvesti u softver koji vam se nudi. Niko ne voli da radi isti posao dva puta.
Takođe, ako kupujete samo jedan modul kao međurešenje do trenutka kada ćete kupiti sveobuhvatnije rešenje, u vašem interesu je da se ne vežete isključivo za firmu koja vam je prodala dati modul, već da ostavite sebi mogućnost izbora od koga ćete kupiti to sveobuhvatnije rešenje. A u tom slučaju mogućnost izvoza podataka ili integracije sa drugim programima je ono što vam daje slobodu izbora.
Postoje specijalizovane kompanije koje se bave uporednom analizom ponuđača (vendor analysis), što onima koji traže odgovarajuće softversko rešenje u mnogome može da olakša život i uštedi vreme. Zainteresovani mogu da pogledaju: http://www.capterra.com/human-resource-software , http://hr.technologyevaluation.com i http://HR.SoftwareResearchTools.com
Povezivanje sa Internet prezentacijom
Povezivanje sa Internet prezentacijom, internom (intranet/ interni portal) ili eksternom (kompanijski veb sajt) je poslednji trend u oblasti HR softvera.
U pogledu eksterne internet prezentacije korisno je ako kandidat zainteresovan za posao u vašoj firmi može da konkuriše tako što će popuniti aplikacioni formular na vašem veb sajtu, koji će biti automatski pohranjen u vašoj bazi podataka (applicant tracking). Što se tiče povezivanja sa internom internet prezentacijom, odnosno sa internim portalom, koji predstavlja sredstvo komunikacije, kolaboracije i trening materijal u firmi (communication, collaboration and knowledge building tool), korisno je ako postoji mogućnost da zaposleni preko portala pristupaju i ažuriraju svoje lične podatke, bez potrebe da fizički odu do personalnog (employee self service and manager self service).
Tradicionalna potreba za pisanom i verbalnom komunikacijom, koja je bila zahtevna i u pogledu vremena i u pogledu broja zaposlenih u personalnom, time je izbegnuta.
Takođe, zaposleni preko internog portala mogu da podnose razne vrste molbi: za korišćenje godišnjeg odmora, odlazak u penziju, stručno usavršavanje, neplaćeno odsustvo i slično, kao i da prate dokle se stiglo sa odgovorom na njihovu molbu.
Na taj način, sa jedne strane se smanjuje obim posla u personalnom odeljenju i skraćuje vreme potrebno za odgovor na molbu, a sa druge se povećava kvalitet usluge personalnog odeljenja. I što je najvažnije – može se reći zbogom papirologiji.
Na žalost, ovakvo rešenje je održivo samo u firmama u kojima većina zaposlenih ima pristup računaru.
Povraćaj od investicije
Prema istraživanju koje je sproveo Forester Research obično je potrebno oko tri godine da se kroz uštede koje se ostvaruju uvođenjem self-service HR tools povrati uloženo.
