Dodatni troškovi zapošljavanja su neprihvatljivi onima koji se trude da prođu što jeftinije, oglašavajući se na mestima gde su oglasi besplatni i radeći sve u sopstvenoj režiji. Ali, postavlja se pitanje da li se ušteda zaista ostvaruje na taj način?
Pre nego što počnemo dodatno da ulažemo potrebno je da utvrdimo efikasnost dosadašnjeg načina zapošljavanja. Uobičajena merila uspešnosti su: prosečno vreme potrebno da bi se zatvorila upražnjena pozicija (time-to-hire), broj pozicija koje su ostale nezatvorene (number of vacancies outstanding), troškovi zapošljavanja novog zaposlenog (cost-of-hire), kvalitet izabranog kandidata (quality-of-hire), prosečno vreme zadržavanja izabranog kandidata u kompaniji (longevity-of-hires), efikasnost svakog pojedinačnog izvora regrutovanja (recruit effectiveness), kao i vreme koje je potrebno da prođe da bi novi zaposleni dao prve rezultate (time-to-productivity).
Zatvaranje pozicije
Kada se prati statistika vezana za vreme koje je potrebno da bismo nekoga zaposlili (time-to-hire) potrebno je napraviti razliku između vremena koje protekne do zatvaranja pozicije (time-to-fill) i vremena kada kandidat startuje s poslom (time-to-start). U oba slučaja vreme počinje da se meri od momenta kada je doneta odluka da se raspiše konkurs ili od momenta objavljivanja konkursa.
Faktori koji utiču na zatvaranje pozicije nisu isti oni koji utiču na vreme kada kandidat startuje s poslom, zbog toga ih treba odvojeno pratiti i analizirati.
Naročito je bitno praviti tu razliku za pozicije koje zahtevaju prethodnu obuku kako bi kandidat mogao da startuje s poslom ili kada se radi o kandidatima do kojih je teško doći, kao što su izuzetni talenti koje rezervišemo još za vreme njihovih studija. U tim slučajevima kandidati se traže i pre nego što se pojavi upražnjena pozicija. Takođe, neophodno je izračunati sredstva koja je potrebno angažovati da bismo formirali potrebnu rezervu kandidata koji su prošli prethodnu obuku ili da bismo ih zaposlili i pre nego što se pozicija uprazni (temporarily over-hiring).
Obično kratkoročni troškovi koji nastaju zbog povećanog broja zaposlenih budu kompenzovani kraćim vremenom potrebnim da bi se startovalo s poslom i većim kvalitetom novozaposlenih, jer se regruter fokusira pre svega na kvalitet kandidata, a ne na to da što pre i pošto poto zatvori upražnjenu poziciju.
Zapošljavanje unapred je način da poslodavac održi obećanje koje je dao kandidatu da će ga zaposliti i time ga rezervisao.
Troškovi zapošljavanja
U troškove zapošljavanja mogu da ulaze cena oglasa, cena angažovanja agencije, bonusi za zaposlene koji su preporučili izabrane kandidate, troškovi internog regrutera, kao i drugi troškovi povezani sa zapošljavanjem na određenoj poziciji.
HR odeljenje treba da vodi evidenciju troškova zapošljavanja za svaku pojedinačnu poziciju, a po potrebi može da iskaže i prosečne troškove zapošljavanja u odnosu na sve pozicije zajedno. Međutim, tako iskazani troškovi ne daju realnu sliku efikasnosti samog procesa regrutacije i selekcije, jer troškovi na prvi pogled mogu da budu relativno niski, ali kada pogledamo da loš izbor vodi dodatnim naknadnim troškovima (the cost to replace employees / the cost of a bad hire) onda nam je jasno da je mnogo važnije da ti naknadni troškovi budu uočeni i praćeni. U stvari radi se o troškovima odliva, odnosno fluktuacije radne snage (cost of turnover).
Troškovi fluktuacije
Troškovi fluktuacije radne snage obuhvataju troškove koji su u vezi sa odlaskom zaposlenog iz kompanije (cost due to employee leaving), troškove regrutacije i zapošljavanja novog zaposlenog (recruitment/hiring costs), troškove treninga (training costs), a u vezi s tim su i gubici zbog smanjene produktivnosti, prodaje, prihoda, odnosno profita (lost productivity costs) i drugi troškovi koji mogu da se jave.
Neki proračuni pokazuju da troškovi zamene zaposlenog koji odlazi iz kompanije iznose 150% njegove osnovne godišnje zarade. Ukoliko se pri tome radi o zaposlenom koji je imao višu zaradu, jer se nalazio na poziciji koja je važnija za sveopšti rast i uspeh kompanije, onda je taj procenat još i veći.
Kada zaposleni saopšti da odlazi iz kompanije, bez obzira na otkazni rok od minimum dve nedelje, on je u suštini već odsutan, jedino je još fizički prisutan u kompaniji. U tom momentu neko od zaposlenih u kompaniji mora da preuzme deo njegovih poslova ili njegove poslove u celosti sve dok se ne pronađe adekvatna zamena, što u nekim slučajevima može da potraje.
Zatim, treba uzeti u obzir i troškove njegove obuke, gubitak njegovih specifičnih znanja i sposobnosti, kao i kontakata koje je izgradio, što može sa sobom da povuče i gubitak nekih klijenata, ako ne zbog lojalnosti njemu onda zbog smanjenog kvaliteta usluga u prelaznom periodu.
Izgubljena produktivnost
Novom zaposlenom obično treba određeno vreme da bi se uhodao i postao u potpunosti produktivan na svojoj novoj poziciji. Obično se navodi sledeća formula: u prve četiri nedelje zaposleni je produktivan 25%, u intervalu između pete i osme nedelje njegova produktivnost raste na 50%, a između devete i dvanaeste nedelje na 75%, dok se puna produktivnost postiže nakon dvanaeste nedelje. Za sve to vreme smanjene produktivnosti zaposlenom se isplaćuje njegova puna zarada. Za više i odgovornije pozicije obično je taj period uhodavanja još i duži.
O izgubljenoj produktivnosti se govori i u kontekstu kvaliteta novog zaposlenog u smislu da li se radi o natprosečnom, prosečnom ili potprosečnom izvršiocu. Za pozicije za koje je to moguće trebalo bi iskazati novčanu vrednost radne uspešnosti na tim pozicijama (position average net performance value). Tako da se u slučaju neuspešnosti tačno vidi koliko ta neuspešnost kompaniju košta, odnosno koliki je gubitak u ostvarenom prihodu kompanija pretrpela. Najčešće je takvu procenu najlakše uraditi za prodajne pozicije.
Zaposleni – investicija ili trošak?
Svaki poslodavac zapošljava s pretpostavkom da će rezultati koje zaposleni ostvaruju biti veći od njihovih zarada i beneficija, kao i troškova koje prave obavljajući svoj posao. Pronaći i izabrati kvalitetne kandidate je upravo jedan od ključnih momenata od kojih zavisi da li će naši zaposleni biti nepovratni trošak ili investicija koja nam se vraća.
Neophodni preduslov koji tome prethodi je stvaranje potrebnog odziva kvalitetnih kandidata, što se takođe koristi kao jedna od mera efikasnosti same regrutacije.
Fluktuacija radne snage se nikada ne može u potpunosti eliminisati, ali se može smanjiti do nivoa s kojim se u poslovanju mora računati, a to je negde do 10% na godišnjem nivou.
Izvođenje računice
Izračunavanje povraćaja investicije u slučaju regrutacije i selekcije (Hiring ROI – return on investment ), kao i u drugim oblastima HR funkcije, je ono čim se HR prodaje bordu i čim kupuje ulaznicu za strateško partnerstvo.
Potrebno je osmisliti jednostavan i logičan ROI model koji će koristiti realne podatke koji se mogu pribaviti unutar organizacije i na osnovu kojeg će biti moguće izvesti zaključke u vezi sa ostvarenom uštedom, odnosno povećanim prihodom.
Najbolja praksa
Najbolja praksa pokazuje da bi se u regrutaciji i selekciji trebalo koristiti višestrukim izvorima regrutacije, zatim kombinacijom različitih metoda selekcije kao što su strukturirani intervju, testovi znanja i sposobnosti, kao i testovi razvojnog potencijala, radnih stilova, motivacije, interesovanja, igra uloga, rešavanje studije slučaja i slično.
Takođe, trebalo bi koristiti elektronsko procesuiranje CV kako bi se ubrzalo online apliciranje, CV bi trebalo da budu standardizovani u vidu aplikacionih formulara radi postizanja optimalnih efekata integracije podataka, razmene i pretraživanja, čime se povećava korisnost i vrednost baze.
Napredne tehnologije prihvataju i procesuiraju čak i višestruke CV formate i višejezičnost. Pomenuta tehnologija omogućava da se na brz način dođe do uže liste kandidata čime se vreme potrebno da bi se pozicija zatvorila značajno smanjuje.
Sve što smo naveli zahteva dodatno investiranje u postupak regrutacije i selekcije, pri čemu je važno shvatiti da u tom slučaju trošimo da bismo zaradili.
Kao urednik HR sadržaja Infostuda preporučila bih Infostudovu uslugu online automatske preselekcije kandidata, odnosno formiranja uže liste pristiglih CV, a kako konkretna usluga izgleda zainteresovani mogu da pogledaju preko sledećeg linka http://poslovi.infostud.com/poslodavci/phelp/index.php .
