Rezultati istraživanja pokazuju da zaposleni u administraciji prosečno godišnje provede šest nedelja tražeći dokumenta koja nisu na svom mestu, a neretko i odustaje od ove „nemoguće misije“. I zaposleni u kompanijama koje zbog internih procedura ili zakonskih obaveza (Zakon o kulturnim dobrima i Zakon o računovodstvu) moraju da čuvaju dokumenta duži vremenski period mnogo vremena troše na njihovo sređivanje i pronalaženje. Pored toga, dokumentacija koja nastaje svakodnevnim poslovanjem banaka, osiguravajućih društava, revizorskih kuća, privrednih društava, državnih institucija… vremenom se nagomilava i zauzima mnogo mesta u skupim poslovnim prostorima koji bi mogli da budu bolje i profitabilnije iskorišćeni u druge svrhe. Još ako su takve arhive neadekvatno uskladištene, postoji rizik da budu uništene, oštećene, izgubljene ili zloupotrebljene.
U iznalaženju rešenja za ovaj problem kompanijama su do nedavno na raspolaganju stajale samo dve mogućnosti – ili da angažuju znatne resurse i sistemski organizuju svoju arhivu ili da je jednostavno odlože po tavanima, podrumima i hodnicima uz sve pomenute rizike. No, oba ova rešenja imaju značajne nedostatke. Angažovanjem sopstvenih resursa na rešavanju problema arhive kompanija veže znatan kapital u prostor, police, sigurnosne sisteme, fizičko obezbeđenje; zaposleni moraju da prođu odgovarajuće obuke i predavanja kako bi mogli da rade na poslovima arhiviranja; ulaže se u sofisticiran softver kako bi dokumenti mogli da budu nađeni kada to bude potrebno. Na ovaj način može da se dobije pristojna arhiva, ali se postavlja pitanje isplativosti.
Sa druge strane, odlukom da se ne uradi ništa po pitanju arhive i ona samo odloži u pomoćne prostorije značajno se uvećava rizik od požara, poplave, krađe i zloupotrebe, mnogo vremena se troši na pronalaženje potrebnih dokumenata, a mnogi nikada i ne budu pronađeni. Direktan trošak čuvanja arhive na ovaj način nije značajan, ali indirektan, u slučaju gubitka ili oštećenja, može da se meri milionima, kao i zakonskim sankcijama za odgovorna lica…
Srećom, na tržištu su se pojavile kompanije specijalizovane za čuvanje arhive, a s obzirom da je firmama arhiviranje, iako neophodan, ipak sporedan posao outsourcing ili uslužno čuvanje dokumentacije se pokazalo kao najsigurnije, najjeftinije i najbolje rešenje.
Svetska iskustva
Na razvijenim tržištima kompanije teže uskoj specijalizaciji, fokusirajući se na svoju osnovnu delatnost. Takođe, one mnogo pažnje posvećuju sigurnosti podataka i očuvanju poverljivosti istih. Iako ovako ozbiljan pristup nekom može da se učini preteranim, treba imati na umu da na visoko konkurentnim tržištima svaka vredna informacija o kompaniji može potencijalno da proizvede milionske gubitke, odnosno donese prednost konkurenciji. Osim toga, baze podataka kompanija, ako nisu adekvatno zaštićene, mogu da budu predmet kriminalnih aktivnosti, te da podaci o fizičkim licima (adresa prebivališta, datum rođenja, jedinstveni matični broj, brojevi računa itd.) ili o kompanijama klijentima budu zloupotrebljeni. Ovakve situacije narušavaju ugled kompanije koja nije vodila računa o zaštiti podataka, a neretko dovode i do gubitka klijenata. Sve su to razlozi zbog kojih ozbiljne kompanije u svetu teže specijalizovanom arhiviranju i zaštiti podataka. Pri tome, cena, iako bitna, nije presudan faktor za izbor partnera za vršenje ove usluge. Naime, po svedočenjima sa razvijenih tržišta, kompanije pri izboru partnera za usluge arhiviranja prevashodno vode računa o sigurnosti, kvalitetu i brzini usluge. Tek na četvrtom mestu je konkurentnost cene. Ona igra ulogu samo u slučaju da je više davalaca usluga u mogućnosti da ispuni prva tri uslova.
Iz navedenih razloga mnoge svetske firme poverenje poklanjaju kompaniji Iron Mountain (u Istočnoj Evropi prisutna pod brendom Docuguard), koja slovi za lidera u pružanju usluga arhiviranja i čuvanja dokumentacije. Kompanija, koju je još 1951. godine osnovao Herman Knaust u SAD-u, do danas se, uglavnom zahvaljujući akvizicijama, proširila na tržišta trideset devet zemalja na pet kontinenata. Zapošljava 20.000 ljudi i ima preko 120.000 klijenata. Ukupni prihod kompanije u 2008. godini iznosio je 3,1 milijardu dolara.
Izlaženje u susret zahtevima razvijenih tržišta rezultiralo je time da Iron Mountain danas pruža širok spektar usluga: od fizičkog arhiviranja i čuvanja dokumentacije, preko skeniranja dokumenata, do čuvanja elektronskih baza uz uslugu pristupa, sigurnosnog uništavanja dokumentacije, skladištenja i čuvanja back-up traka, zaštite podataka na PC-ima i serverima, disaster recovery itd.
Situacija u Srbiji
Način rada Iron Mountaina odslikava najbolju svetsku praksu u oblasti document managementa. U Srbiji, sledeći primer najboljih i koristeći iskustva jednog od svojih suvlasnika – britanske Copernicus Grupe, uslugu profesionalnog arhiviranja poslovne dokumentacije, po najvišim svetskim standardima, nudi kompanija Datagard.
Pionir u oblasti arhivskog menadžmenta na tržištu Srbije, poput Iron Mountaina u svetskim okvirima, obezbeđuje klijentima usluge skladištenja dokumentacije (dolazak kod klijenta i pakovanje dokumentacije, njeno preuzimanje, transport, skladištenje), usluge pristupa dokumentaciji (dostava sa jednim danom najave, dostava istoga dana, ekspresna dostava u roku od 2 sata, specijal dostava – van radnog vremena, neradni dani, noć, praznici), skeniranje i mikrofilmovanje dokumentacije, arhivističku obradu dokumentacije (izradu liste kategorija u saglasnosti sa važećim zakonima, sređivanje arhivske građe, popis i evidentiranje u saglasnosti sa važećim zakonima), kao i sertifikovano uništavanje poslovne dokumentacije. Usluge su dizajnirane tako da pokriju potrebe firmi iz raznih oblasti delatnosti: banke, revizorske kuće, trgovačke i osiguravajuće kompanije, farmaceutske kompanije, advokatske kancelarije, marketinške agencije, a poverenje svojih klijenata Datagard nastoji da opravda održavajući kvalitet usluga na visokom nivou, vodeći brigu o sigurnosti pohranjene dokumentacije i pružajući im dugotrajna rešenja koja povećavaju njihovu efikasnost i uštede…
Tekst u celosti možete pročitati ovde
