Pišu: dr Jelena Vujičić i Marija Maksimović
Komunikacija je aktivnost koja je važna za sve funkcije menadžmenta. Možemo je definisati kao proces u kojem se informacije i razumevanje prenose od jedne osobe ka drugoj. Nema komunikacije ako se prenesena poruka ne primi i ne razume. Prema tome, komunikacija podrazumeva slanje, primanje i razumevanje. Komunikacija podiže moral time što ljude informiše, a poslovnim ljudima obezbeđuje informacije koje su im potrebne radi boljeg donošenja odluka. Ona je sredstvo kojim ubeđujemo, motivišemo, informišemo i vodimo sledbenike zajedničkom cilju.
Dosta se piše i govori o dobroj komunikaciji (verbalnoj, pisanoj, neverbalnoj, formalnoj i neformalnoj), ali je začuđujuće koliko je malo onih koji uspevaju da je ostvare. U porodici, sa prijateljima i poznanicima, u društvenoj zajednici, u organizacionom životu, za mnoge probleme može se utvrditi da potiču od nesposobnosti da se ostvari uspešna komunikacija.
Dobra komunikacija sa drugima je i put uspeha menadžera. Njenu važnost dobro poznaju i profesionalni predavači (profesori), školski instruktori, vrhunski treneri, političari… Pored toga oni su vrsni poznavaoci dobrih komunikacijskih veština kao što su pisanje, govor, gestovi, stil odevanja i slično.
Naglasak na veštine komunikacije sa drugima naglo je porastao u poslednjoj deceniji 20. veka.
Tihi trgovci
Razlozi za favorizovanje znanja iz područja komunikacija nalaze se u činjenici da je u današnje vreme neophodno poboljšati odnose među ljudima i poslovnim subjektima komunikacijskim veštinama kao važnom komponentom za uspešno poslovanje organizacija.
Kada govorimo o poslovnoj komunikaciji bitno je istaći važnost one pisane. Poznato je da je malo poslovnih transakcija koje se uspešno obave bez poslovne prepiske. Za te potrebe valja napisati pisma klijentima, prodavcima, zastupnicima, dobavljačima, bankama, osiguravajućim društvima i mnogim drugim subjektima. Ne kaže se slučajno da poslovna pisma pretstavljaju tihe „trgovce preduzeća“. Njima je potrebno stvoriti pozitivan utisak, ne samo o autorovom preduzeću, već i o samom autoru kao sposobnoj osobi koja želi da bude na usluzi.
Svako poslovno pismo piše se sa određenom svrhom; svako ima svoj poseban cilj. Znači, različita pisma se pišu u različite svrhe, ali sva ona treba da zadovolje određene zajedničke standarde.
Sadržaj, pravopis, interpunkcija
Tajna dobro sročene pisane poslovne poruke krije se u korišćenju običnog govornog jezika, što znači da bi poruku trebalo sastaviti tako da zvuči prirodno i da bude uljudna.
U svim oblicima pisane komunikacije ključne stvari su pravilan pravopis i interpukcija. Međutim, potrebno je i nešto više od puke sposobnosti pravilnog oblikovanja rečenica. Vaš bi cilj trebalo da bude prenošenje misli i ideja, pa stoga uvek treba imati na umu osobu sa kojom komunicirate, kao i to da reševate određenu situaciju. Dokument koji ste odabrali, pristup i stil zavisiće od toga kome je poruka namenjena. Uvek se treba postaviti u poziciju primaoca poruke, jer je samo tako moguće zamisliti kako će ta osoba prihvatiti ono što je napisano. Pretpostavite koje su potrebe, želje, interesi i problemi primaoca poruke i razmislite o najboljem načinu na koji biste mogli rešiti određenu situaciju.
Bez obzira na to šta smo odabrali kao vid poslovne komunikacije (faks poruku, poslovno pismo ili elektronsku poštu) uvek moramo pažljivo sastavljati dokument, koristiti preglednu strukturu teksta koja se lako čita i koja je logički dizajnirana, koristiti odgovarajući ton s obzirom na uslove, situaciju i primaoca poruke, a tekst poruke izložiti tako da dobro izgleda i da odaje utisak sigurnosti i korisnosti.
Prema tome, dobra komunikacija u pisanoj formi će se ostvariti onda kada budete saopštavali upravo ono što želite da kažete, a da pri tome koristite i odgovarajući stil. Iz tih razloga vaša poruka bi trebalo da bude precizna (pažljivo proverite činjenice, navedite sve relevantne detalje i obavezno izvršite detaljnu korekturu), koncizna (rečenice treba da su kratke i jasne, izrazi jednostavni) i jasna (budite prirodni, koristite običan jezik i stil, izbegavajte formalnosti ili familijarnosti).
Tekst u celosti možete pročitati ovde
