U nizu raspoloživih alata za konsolidaciju i distribuciju znanja u okviru jedne firme, jedan od najboljih načina praktičnog prezentovanja onoga što zaposleni (uglavnom već) znaju i dobrog treninga firminih sivih ćelija je – savetovanje. Možete to nazvati i konferencijom, seminarom, radionicom, okruglim stolom… ali suština je ista…
Za svaki slučaj, definisaćemo “savetovanje” kao prezentovanje radova (ideja, dostignuća, planova, analiza) zaposlenih, odnosno predstavljanje (kolegama) svega onoga što može biti zanimljivo i upotrebljivo za dalji razvoj firme a ne potpada pod formalno redovno izveštavanje ili onaj obavezni uobičajeni deo rada zaposlenog na lokalnom radnom mestu.
Eksterno ili interno?
Pre odgovora na ovo ide klasično pitanje šta želite da postignete. Ako hoćete da promovišete svoju firmu, pozovete spoljne goste, saradnike, uticajne osobe iz segmenta poslovanja kojim se bavite ili ako želite da uputite neke snažne poruke okruženju (korisnicima, gradu, državi) u kojem postojite i radite, ako vam budžet nije veliki problem (mada je to ovde zaista od sekundarnog značaja), ako želite da obavite i skromnu “prosvetiteljsku” ulogu (velika firma koja pomaže manjima) i ako imate dovoljno iskustva u organizaciji takvih skupova – eksterno savetovanje je dobro rešenje za vas. Ali ako hoćete da zaista podstaknete dobru razmenu ideja u vašem preduzeću, ako ne patite od želje za glamurom, važnim gostima i koktelima, ako želite opušteniju i radniju atmosferu, ako nemate dovoljno ljudi koji će se posvetiti organizaciji ili niste baš sigurni da li biste odvojili značajniju sumu novca za takvu aktivnost, onda je interno savetovanje bolja varijanta. Naravno, u obe varijante se podrazumeva da senior menadžment iskreno želi da pruži priliku svojim zaposlenima da kažu šta imaju, da se vrednost znanja (i novih ideja) zaista ceni u rukovodstvu i da će se svi direktori suštinski, a ne samo formalno, posvetiti organizaciji savetovanja i odvojiti vreme da mu i lično prisustvuju.
Moja firma se, vagajući gore navedeno, odlučila za interno savetovanje – mada zaista postoji čitava lista razloga (uz već pomenute) da se krene i u organizaciju eksternog. Ali – eto još jednog “pozitivnog brojanja” za interno savetovanje – to je prilika da se dobro uvežba tim ljudi koji će, kroz takav rad, biti osposobljeni da se kasnije prihvate i ozbiljnijeg (eksternog) zadatka.
U velikim firmama, čak i kada imaju interna glasila ili intranet, ipak nije lako preneti svoje ideje, zaključke i predloge svim zainteresovanim kolegama. Nikad niste sigurni da li je neko pročitao vaš tekst, a i ako ga je pročitao da li ga je razumeo na pravi način, a i ako ga je razumeo na pravi način da li je to dovelo do dovoljne motivacije da se ideje iz vašeg teksta usvoje i primene u svakodnevnom radu. Sve to (čak i više) važi i za vaš menadžment – odnosno pitanje jekako da neku svoju ideju prezentujete najvišim direktorima ako oni, u večitoj žurbi, preskoče vaš tekst, a vaš nadređeni baš i ne želi da promoviše ideje svojih ljudi, jer se možda plaši da time gubi svoje pozicije?
Verovatno ćete se iznenaditi koliko ljudi će tokom savetovanja (i posle njega) osetiti potrebu da vam stavi do znanja svoj lični doživljaj: kako su im neki od prezentovanih radova bili jako zanimljivi i kako nisu imali pojma da na tome neko u firmi radi (iako je sama ideja rada već negde prezentovana u firmi); ili se dešava da neko od zaposlenih izlaže veoma korisne ideje o segmentu posla kojim se već neko (tim, komisija…) formalno bavi već nekoliko meseci – a da “ne znaju” jedni za druge. Dakle, interno savetovanje je prava prilika za razmenu informacija, za međusobno informisanje zaposlenih i uspostavljanje dodatnih kontakata tamo gde ranije nisu postojali. Sinergija koja se ostvaruje ovim putem uopšte nije za potcenjivanje.
“Zajednička” ideja
A sada, da se pozabavimo organizacionim aspektima jednog ovakvog događaja. Nije bitno ko će prvi da se doseti da bi moglo da se organizuje jedno malo savetovanje – ko god da ga prvi pomene, reakcija kolega (i menadžera) će biti takva da će, u najmanju ruku, svi imati utisak kao da su već (godinama) razmišljali o toj ideji… Zahvaljujući tome, teško da će iko pružiti ikakav otpor realizaciji ovakvoga posla.
Formalno ili ne, obavezno treba organizovati jedan sastanak sa generalnim direktorom (i još par ljudi koji su naklonjeni ideji savetovanja ili već imaju iskustva u organizaciji…), gde će se definisati sastav organizacionog (a eventualno i redakcionog) odbora, tema (ili teme) savetovanja, (orijentaciono) vreme i mesto održavanja (ograničenja su: vremenski period koji treba ostaviti za informisanje o događaju i, naravno, dovoljno prostora da se radovi napišu), pitanje honorisanja radova i budžet.
Obaveštavanje
Pošto se sve to reši (što ne bi trebalo da predstavlja problem), može se početi sa pripremama kroz rad organizacionog odbora. Inače, pomenuti sastanak sa generalnim direktorom može istovremeno biti i inicijalni sastanak organizacionog odbora (to je, ustvari, dosta dobro rešenje). U ovaj odbor bi trebalo da uđe barem nekoliko članova izvršnog menadžmenta vaše firme, da bi se mogle donositi određene odluke bez čekanja na dodatne potpise ili objašnjavanja. Osoba, tj. osobe koje su prve aktivirale ideju o savetovanju, vrlo verovatno će izneti na svojim plećima najveći deo posla. Možda će organizacioni odbor, a kasnije i redakcioni, biti zaista maksimalno uključeni u sve tehničke poslove – a možda će biti prezauzeti svojim redovnim poslovima, ko to zna… ali imajte na umu da je priprema internog savetovanja jedan lep, prijatan posao (sa više nego vidljivim rezultatima), i ako vam je teško da zavrnete rukave, onda vašu ideju o savetovanju jednostavno nemojte nikome ni pominjati.
Organizacioni odbor sada, kao svoj prvi korak, može da formira redakcioni odbor, čiji će zadatak biti da pregleda, prokomentariše i odabere najbolje radove. U ovoj fazi najvažnije je da informacija o predstojećem savetovanju stigne do svih (ili najvećeg broja zaposlenih). Da biste to postigli, čim kreirate adekvatno obaveštenje, krenite u informisanje putem internih novina, intraneta, oglasnih tabli, i-mejlova, ali i u svakoj drugoj prilici – uz kafu, uz doručak… sve dok ne primetite da vaše kolege sada počinju vas da obaveštavaju da će biti neko savetovanje, tj. da se o tome zaista priča u firmi. Dakle, animirajte vaše kolege uvek i na svakom mestu, vucite ih za rukav da napišu rad (ima puno zaposlenih sa divnim i korisnim idejama, ali neodlučnih, možda i lenjih da sednu i da napišu tekst, ima i onih koji “nemaju vremena” ali će vam zato bez problema pričati o “zamišljenom” radu, ako treba i satima). Ukratko, vaš posao (domaćinskog) organizatora ne prestaje time što ste poslali obaveštenje o savetovanju, pa ko pošalje rad, pošalje.
Pomenuto obaveštenje zaposlenima treba obavezno da sadrži: kratku informaciju o razlozima i ciljevima savetovanja, teme (temu) savetovanja, sastav organizacionog i redakcionog odbora, važne napomene tipa da svi radovi moraju biti direktno vezani za poslovanje, iskustva i mogućnosti primene u firmi ili da je jedan od ciljeva savetovanja i da se na osnovu prikupljenog materijala i ideja iz radova pristupi dopuni i reviziji strategije razvoja firme… (treba stalno insistirati na tome da se ne “umire u lepoti”, da svi radovi moraju da donose upotrebljive ideje i predloge, direktno primenljive na vašu firmu, inače će savetovanje izgubiti skoro svaki smisao), informaciju o visini honorara (i, mada se to podrazumeva, ipak naglasite da se honorar isplaćuje po radu, a ne po broju autora jednoga rada), uputstvo za pisanje radova (sadržaj, forma rada, način dostavljanja), rok za njihovo slanje, kontakt telefone i i-mejl adresu.
Prikupljanje radova
Koliko vremena treba “ostaviti” ili planirati za pisanje radova? Nekim autorima je dovoljno i nedelju dana (jer već imaju gotove ideje u glavi, možda nešto i stavljeno na papir), a drugima neće biti dosta ni par godina. Pošto se radi o internom savetovanju (imate brojne povoljnosti za pripremu jer organizacioni odbor može da se sastane maltene istoga dana, sve kolege – pisci su vam na dohvat ruke…) biće sasvim dovoljno da date mesec i po do dva vremena svojim kolegama. Jedino uporište koje treba svakako braniti je da radovi moraju da zadovolje vaš osećaj za kvalitetno i primenljivo. Sa druge strane, u ovakvim prilikama kada rad treba javno da se predstavi ljudima sa kojima se deli kancelarija, a i senior menadžmentu firme, zaposleni će se i te kako potruditi da radovi bude najbolji mogući.
Posle prvih nekoliko nedelja polako će početi da pristižu radovi, a tada ćete već biti gotovo sigurni ko će ih sve poslati. To je trenutak kada možete grubo da procenite da li će biti oko deset, dvadeset ili trideset radova, i u skladu sa tim već možete da razmišljate da li će vaše savetovanje trajati pola, jedan ili cela dva dana. Već možete da birate i odgovarajuću salu i da uđete u prve pregovore oko dnevnog reda, broja gostiju, okvirnog datuma i finansijske strane. Da ne zaboravim, komunikacija organizacionog i redakcionog odbora sa autorima radova (pa makar se znali i ceo radni vek i sedeli u istoj kancelariji) mora da bude službena i formalna. Jedino se tako sa sigurnošću kreira autoritet i odbora, i menadžmenta, a i cele ideje savetovanja.
Posle par iteracija, radovi će biti dovedeni u željeni oblik na obostrano zadovoljstvo. Ako imate situaciju da će nekoliko autora (ili čak i samo jedan) malo probiti zadate rokove to stvarno ne bi trebalo da bude problem. Pošto se radi o internom savetovanju, i pošto još imate otvorene karte – po pitanju zakazivanja vremena i mesta održavanja skupa, možete učiniti ustupak i sačekati još tih par radova. Opet, ako vam neko kaže baš poslednjeg dana za dostavljanje radova da, eto, namerava da počne da piše rad, onda je bolje da mu (joj) se zahvalite i da najavite neko naredno savetovanje i novu priliku za autore radova. Sve je to stvar vaše procene, ali i ako produžavate rok onda tim (okasnelim) autorima dajte novi, precizan datum – recimo, “do sledećeg petka u 12 h i tačka”.
Sastanak organizacionog odbora
Radovi su stigli, pregledani, imate sve potrebne informacije iz tog segmenta. Sledeći korak je novi sastanak organizacionog odbora, uz poželjno učešće generalnog direktora – kratak sastanak sa sledećim dnevnim redom: izveštaj redakcionog odbora o poslatim i prihvaćenim radovima, priprema internog savetovanja (mesto održavanja, koncept, raspored, datum, broj učesnika iz svake organizacione celine, finansijski aspekt – naravno, sve ove informacije ste uglavnom već sakupili i pripremili vaš predlog – tako da se ceo sastanak svodi na komunikaciju tipa “da” ili “ne”), priprema Zbornika radova (štampanje, kopiranje, CD, broj primeraka…), honorisanje radova i ukratko iskustva i predlozi za buduća savetovanja.
Zbornik radova je najbolji dokaz uloženog truda i nešto što ostaje na trajno korišćenje i narednim generacijama zaposlenih. Zavisno od sredstava, možete ga praviti i u zlatotisku sa kožnim povezom (svako prema mogućnostima), ali sasvim je dovoljno da uradite prvu stranu u koloru, ostalo odštampate ili iskopirate u crno-beloj tehnici i ukoričite sa najjednostavnijom spiralom. Vrednost zbornika je u tekstovima, a ne u dizajnu i koricama!
Korak do finala
Što se tiče trajanja savetovanja, računajte deset do petnaest minuta po radu (za prezentovanje), po desetak minuta za otvaranje/zatvaranje savetovanja i još malo vremena za pauze za kafu i eventualno neki koktel; sa po četiri-pet prezentacija po jednoj sesiji i dodatnih dvadesetak minuta za diskusiju po radovima.
Zavisno od veličine vaše firme i broja (autora) radova, kao i obrađenih tema donećete odluku o ukupnom broju ljudi koje ćete pozvati na savetovanje. Kada je to dogovoreno, pronaći ćete salu (ili sale), dogovoriti tačno vreme kada će savetovanje početi, kada će biti prva pauza (kafa), kada druga (koktelčić) i kada će ceo događaj biti zvanično završen. To podrazumeva i prikupljanje ponuda za iznajmljivanje prostora i za prigodno posluženje. Ponuda mora da obuhvati i korišćenje potrebne tehnike, osim ako sve to ne donesete lično.
Između krajnjeg roka za slanje radova i samog savetovanja ne mora da prođe mnogo vremena. Dve ili tri nedelje su sasvim dovoljan razmak između ta dva datuma. U principu, u tom periodu će samo autori radova imati dodatnu obavezu da pripreme svoje prezentacije.
Samo finale
Sledeći korak je upravo kratak sastanak sa autorima radova zarad preciziranja svih detalja, prezentacija, načina prezentovanja… Jer, kakva korist od vašeg truda, priprema i zanimljivih tema ako autori na kraju uspavaju auditorijum?!
Ostalo je da nađete čoveka koji će voditi računa o svim tehničkim detaljima, da pripremite barem stotinak zbornika koje ćete podeliti gostima dok se prijavljuju na ulasku u salu (ili im ih dostaviti ranije), da odredite predsedavajućeg i predsedništva za svaku od grupa prezentacija (sesija) i da o vremenu i mestu održavanja skupa obavestite svoje kolege. Informisanje ide na isti način kao i ono prvo o pisanju radova – pisanim, elektronskim i usmenim putem (predanjem “od usta do usta”).
Pošto ste sve to uspešno završili, ostao je samo još veliki događaj, onaj deo koji se vidi “spolja”. Za organizatora on je najlakši (osim ako je istovremeno i autor nekog od radova). Sala je spremna, kao i koktel i kafice, imate svog čoveka za tehničku podršku, prezentacije spremne, zbornici su pred ulazom u salu, gosti pozvani, predsedavajući zauzeli mesta, generalni direktor pozdravlja skup i otvara savetovanje… a vi sedite sa strane i uživate… E kad bi to tako moglo… U stvari, iako ste se za sve pobrinuli, laknuće vam tek kada i poslednji autor kaže svoje, završi se diskusija i sala se isprazni. Ako je sve u redu (a što da ne bude?), naslušaćete se pohvala i konstatacija kako je trebalo “odavno ovo da uradimo”, svi će vas pitati kada je sledeće savetovanje i bićete zaista prezadovoljni ostvarenim, a pre svega dobrim raspoloženjem, iskazanim interesovanjem, diskusijama i pozitivnim vibracijama koje prate ovakve skupove. A i nema lepše pohvale od one koja dođe od strane ljudi koje dugo poznajete i sa kojima radite.
Benefiti
Interno savetovanje je verovatno jedan od najboljih načina za razmenu informacija i znanja u firmi (naročito za velike firme). Dobićete odlične rezultate, naročito u odnosu na uloženi trud (i novac). Jer, ovakvim internim savetovanjem vrlo verovatno ćete pokrenuti pravu lančanu reakciju. Neke od izloženih tema postaće deo realnog poslovanja vaše firme (i verovatno će vam doneti uštede koje će višestruko isplatiti celo savetovanje); mnogi od zaposlenih će ovim događajem biti ohrabreni da i sami napišu radove i uzmu učešća na nekom novom savetovanju. Takođe, vaša firma će se osetiti sposobnom da organizuje i savetovanje za ceo svoj privredni segment i da pozove svoje poslovne partnere, srodne firme i brojne druge goste. Sam (okvirni) datum savetovanja može da postane lepa tradicija i da cela firma “diše” u tom ritmu. Naravno, na vašem menadžmentu je da u poslovanju maksimalno iskoristi sve izložene ideje i da zbornik radova ne postane tek još jedna knjižica u nečijem ormaru.
