Poslovni plan je skup ciljeva, politika, strategija i seta pojedinačnih programa aktivnosti za implementaciju izabrane koncepcije biznisa preduzeća. On predstavlja čistu artikulaciju moderne menadžerske vizije, načina za njeno ostvarenje i rizika koji je u to uključen. Poslovni ili biznis plan je planski dokument u kojem se precizira pravac buduće poslovne akcije preduzeća. To je set upravljačkih odluka čija će se realizacija desiti u preciziranom vremenskom roku. Samim tim što služi za planiranje poslovanja, proces njegove izrade je veoma važan.
Pripremu poslovnog plana možemo podeliti u pet etapa ili koraka. Prvi je – postavljanje cilja. On podrazumeva prepoznavanje tipa ljudi koji će čitati poslovni plan i sa kojim ciljem (šta je to što će oni želeti da znaju o firmi ili budućem poslu; koje oblasti posla staviti u prvi plan, a koje izostaviti). Drugi korak je okvir poslovnog plana. On se zasniva na informacijama stečenim u prvom koraku, a može da bude sasvim uopšten ili vrlo specifičan, zavisno od potreba. Ipak, specifičniji okvir omogućava lakše pisanje poslovnog plana. Sledeći korak je popunjavanje okvira. U zavisnosti od cilja i tipa ljudi koji će čitati poslovni plan, treba izdvojiti delove plana koji će biti detaljno predstavljeni i one koji će biti samo uopšteno obrađeni. Poslovni plan uvek treba da bude fokusiran na bitne stvari, a ostatak može biti dodatak planu u vidu posebnih dokumenata. Pisanje plana je četvrti korak. Redosled poglavlja koja se obrađuju zavisi od toga da li se tek kreće u neki posao ili se proširuje postojeći, kao i od ličnih mogućnosti. No, generalno, tri glavna segmenta pisanja poslovnog plana treba da idu sledećim redosledom: prikupljanje informacija (uglavnom se prikupljaju finansijski podaci kao i podaci o tržištu kojem se obraća, i ove informacije se koriste za pravljenje većine strateških pretpostavki u planu), obrada i pisanje poglavlja plana (pri čemu treba vrlo pažljivo pristupiti poglavljima koja se tiču novca; finansijski plan, tj. plan trošenja zajma ili investicije, kao i cash flow su srce plana) i izvršni rezime (iako se ovo poglavlje nalazi na samom početku plana, piše se poslednje, jer predstavlja sumiranje celog plana na jednoj stranici teksta). I konačno sledi peti korak – provera plana. Ovde bi trebalo obratiti pažnju na to da li plan sadrži sve što je potrebno, na logiku izražavanja, na njegovu efektnost u smislu predstavljanja poslovne ideje, kao i na samu prezentaciju (izgled, stil pisanja, štampa itd.).
Putokaz
Poslovni plan pruža usmerenje da se u poslu stigne do projektovanog cilja bez skretanja u pogrešnom smeru. Kao rezultat toga smanjuju se ili se eliminišu neracionalnost i neefikasnost. Rezultat koji se postiže posledica je poboljšane celine organizacije, funkcionisanja i efekata. Poslovni plan usmerava pažnju na značajna pitanja koja su bitna za opstanak i razvoj biznisa.
U najvećem broju slučajeva izradi poslovnog plana se pristupa zato što to zahteva neko iz okruženja (recimo potencijalni partner), pa neki smatraju da to dokazuje da se poslovni plan tretira kao obrazac, lista pitanja, ili samo kao neka vrsta elaborata koji se nekom predočava, a ne kao dokument koji se radi za sebe i zbog sebe. No, poslovni plan se priprema i za potrebe samog preduzeća i menadžmenta, radi pravovremenog sagledavanja poslovnog ambijenta, utvrđivanja poslovnih ciljeva primerenih takvom ambijentu, definisanja mera koje obezbeđuju profitabilno poslovanje. Poslovni plan je kao arhitektonski nacrt koji daje neophodne podatke za donošenje ispravnih odluka. Pisanje poslovnog plana zahteva dosta vremena i detaljno poznavanje posla koji se preduzima.
Gledanje napred
Poslovni plan se koristi za razvijanje ideja kako bi posao trebalo da bude vođen. To je šansa da se rafinišu strategije i “naprave greške na papiru” da se ne bi pravile u realnom poslovanju. Koriste ga kako preduzeća u osnivanju, tako i preduzeća sa dugogodišnjom poslovnom egzistencijom.
Izrada poslovnog plana, kao instrumenta za upravljanje firmom, pomaže nastojanju da se smanji “smrtnost” novih preduzetničkih poduhvata. Naime, prema nekim podacima, 75% novoosnovanih firmi propada već u prvih nekoliko godina, a kao najčešći razlozi za to navode se: loš menadžment, pogrešno izabran proizvod ili tržište, slab finansijski menadžment, nepovoljno okruženje, nefleksibilnost… Izradom poslovnog plana mogu se u velikoj meri anticipirati i eliminisati faktori neuspeha.
Poslovni plan se, takođe, može koristiti za testiranje strategija i za predviđanje mogućih ishoda. U tom smislu, zahvaljujući poslovnom planu, obezbeđuje se sistem ranog upozorenja i omogućava brza akcija radi korigovanja eventualnih problema.
Pogled unazad
Poslovni plan je i retrospektivni alat na osnovu kojeg poslovni ljudi mogu da ocenjuju ostvarene performanse firme tokom vremena. Poređenjem ostvarenih sa planiranim rezultatima zaključuje se da li je strategija bila efektivna ili ne, i koja je implementacija bila efektivna, a koja nije.
Finansijski plan, kao element poslovnog plana, koristi se za kontrolu ostvarenja finansijskih performansi nekog posla. Takođe, on je osnova izrade budžeta pojedinih centara odgovornosti u firmi na osnovu kojih se obavlja kontrola.
Eksterni finansijeri će koristiti poslovni plan za potrebe monitoringa. U slučaju znatnih devijacija u odnosu na planirane rezultate verovatno će postaviti pitanje njihovih razloga i menadžerske odgovornosti. To je i razlog zašto mnogi konsultanti koji pomažu izradi poslovnog plana savetuju klijente da prave realne projekcije koje se lakše mogu ostvariti. Time se obezbeđuje lojalnost finansijera.
Finansijski alat
Poslovni plan je i sredstvo za obezbeđenje finansiranja. Mnogi ovo smatraju njegovom primarnom svrhom. Međutim, ovde treba biti oprezan i izraditi objektivan plan, jer je bolje i ne obezbediti finansiranje posla, ukoliko finansijeri ocenjuju da je rizik veliki, nego sebe zavaravati lakoćom ostvarenja planiranih rezultata. Uostalom, poslovni plan je samo početak procesa obezbeđenja finansijskih sredstava potrebnih za finansiranje poslovnog poduhvata. To je prvi u seriji dokumenata koji će potencijalni finansijer tražiti na uvid.
Poslovni plan je neophodan svim organizacijama, nezavisno od njihove veličine i prirode delatnosti. Međutim, poslovni plan treba da odrazi veličinu i složenost preduzeća. Za manja preduzeća, koja posluju u prilično stabilnom poslovnom okruženju, proces planiranja može biti i neformalan pregled nekih ključnih aspekata poslovanja preduzeća, napravljen od strane menadžera iz vrha preduzeća. Kako preduzeće raste i razvija se, i kako njegovo okruženje postaje manje stabilno i predvidivo, to planski proces postaje sve više formalan, obuhvatan i složen. U slučaju diversifikovanih preduzeća, poslovni plan se pravi na bazi poslovnih planova strategijskih poslovnih jedinica i budžeta strategijskih funkcionalnih jedinica.
Pre bilo kakvog angažovanja u izradi poslovnog plana, treba prepoznati kome je plan namenjen. U zavisnosti od toga ko je “ciljni čitalac”, razlikovaće se i svrha plana. Ako je to tim, plan će za svrhu imati da ga uključi u determinante budućeg pravca akcije i motiviše na veće angažovanje, te da obezbedi kontrolu uspešnosti menadžmenta na pojedinim segmentima aktivnosti. Ako su u pitanju eksterni finansijeri, planom će biti istaknuti ubeđujući argumenti, kako bi se osiguralo eksterno finansiranje razvoja posla. Internim finansijerima planom će se
prezentovati čist poslovni slučaj, kako bi se ubedili viši menadžeri da podrže predlog razvoja poslovne jedinice koja je u području odgovornosti tvorca poslovnog plana. Ako su “ciljni čitaoci” akcionari, vlasnici, članovi upravnog odbora ili revizori, plan će imati za svrhu da pojača njihovo poverenje da se poseduje sposobnost za uspešno vođenja posla u budućnosti, da se izvrši
valorizacija preduzetničke ideje i dâ ocena legitimnosti i realizacije konkretnog poslovnog poduhvata.
Zavisno od toga ko su ciljni čitaoci poslovni plan može imati različite forme:
sažetak poslovnog plana (Summary Business Plan) koji ima 10-15 strana, glavni poslovni plan (Main Business Plan) koji sadrži 20-40 strana, detaljan poslovni plan (Operating Business Plan) koji ima preko 40 strana.
Sredstvo, a ne cilj
Poslovni plan je skup prihvaćenih vrednosti za nastupajući period i predstavlja važnu meru za kontrolu ostvarenja poslovanja u planskom periodu, za iznalaženje odstupanja kao pouzdanih upravljačkih informacija.
Važno je imati u vidu da je poslovni plan samo sredstvo za postizanje nekog cilja, a ne sâm cilj. Poslovni plan pomaže u koordinaciji i komunikaciji na više načina, jer je menadžment prisiljen da misli o odnosima između pojedinih operacija i preduzeća kao celine. Pored toga, poslovni plan pomaže da se otkriju slabosti u organizacionoj strukturi, da se identifikuju problemi u komunikaciji i utvrde odgovornosti. Ipak, poslovni plan se ne mora uvek ostvariti, jer i poslovno okruženje i ljudska priroda nose neizvesnosti, pa bi u nekim situacija krut poslovni plan predstavljao prepreku menadžerima da ostvare strateške ciljeve.
Poslovni plan se sve češće ističe kao značajna pretpostavka uspešnog rada i poslovanja preduzeća, uslov za otpočinjanje bilo kakvih aktivnosti čiji je cilj privlačenje kapitala i povezivanje sa domaćim i inopartnerima i kao izvor informacija za poslovno odlučivanje. Pripisuje mu se uloga temeljnog akta za definisanje i vođenje poslovne politike.
Poslovni plan nije klasičan planski dokument kao godišnji ili srednjoročni plan. On se, pre svega, odnosi na određeni poslovni poduhvat. Po svojoj nameni i sadržaju delom je bliži studiji opravdanosti, ali ne sadrži sve elemente koje sadrži studija opravdanosti i najčešće se odnosi na znatno kraći vremenski period, pa u tom smislu ima više operativni karakter.
Forma i struktura poslovnog plana nisu zakonski određene, ali postoji opšteprihvaćena praksa na koju se oslanjaju potencijalni eksterni finansijeri i investitori i na osnovu koje cene prihvatljivost dostavljenog poslovnog plana. (To se, pre svega, odnosi na poslovni plan pripreman u funkciji obezbeđivanja dodatnih sredstava, poslovnog povezivanja ili pokretanja novog poslovnog poduhvata, a ta se praksa dobrim delom može koristiti i pri izradi poslovnog plana namenjenog projektovanju i vođenju poslovanja preduzeća.) U novije vreme se nastoji da, gde god je to moguće, dođe do približavanja i ujednačavanja tzv. nacionalnih poslovnih planova, te da se oni zamene harmonizovanim evropskim.
Našoj poslovnoj praksi tek predstoji afirmacija poslovnog plana i njegovo prihvatanje kao upravljačkog alata ili osnove za upravljanje promenama u sopstvenom radu i ponašanju.
