Više od navike

Piše: Zvezdan Horvat

Sastanci su u više navrata bili tema časopisa, ali njihov značaj za svaku organizaciju opravdava ovaj (samo naizgled) déjà vu.

Ljudi se često žale na „nedostatak komunikacije” u okviru organizacije. Često se borimo protiv previše sastanaka koji nam otežavaju da uradimo ono što se od nas na poslu traži. Često se obe vrste pritužbi čuju u istoj organizaciji.

Ironija je očigledna. Sastanci u velikoj meri mogu da olakšaju komunikaciju. Kada su ljudi zajedno, oni mogu brzo da podele informacije, prodiskutuju odluku i razjasne neslaganja i nerazumevanja, sve u predviđenom vremenu. Pokušaji da se isti zadaci realizuju putem imejla, telefonskih poziva, faksom ili drugim manje direktnim metodama traju duže i  povećavaju mogućnost potencijalne konfuzije.

Ukoliko je to tačno, zašto su onda sastanci toliko frustrirajući? Zašto nam se često čini da gubimo vreme? Zašto nam se čini da se ignoriše ono što želimo da doprinesemo? Zašto je toliko teško da akcija usledi nakon svakog sastanka?

Ove frustracije nastaju delimično i zato jer su sastanci mnogo složeniji nego što se to čini. Postoje razne vrste sastanaka. Oni se razlikuju po svojoj svrsi, ciljevima i domenu. Takođe, različite uloge, zadaci i procesi su neophodni za svaku vrstu sastanaka. Određena pravila se moraju prihvatiti i slediti ukoliko želimo biti produktivni. Važno je da se shvate ovi elementi procedure. Ukoliko izaberemo pogrešnu proceduru za naš sastanak, frustriranost će biti prirodan rezultat.

Ko­nač­no, po­sto­ji i kri­tič­no pi­ta­nje pri­su­stva. Po­treb­na nam je pra­va gru­pa lju­di na sa­stan­ku, i ti lju­di una­pred mo­ra­ju da zna­ju šta da oče­ku­ju.

Re­cept za pro­duk­ti­van sa­sta­nak

Ovaj re­cept ima mno­go sa­sto­ja­ka, u raz­li­či­tim kom­bi­na­ci­ja­ma za raz­li­či­te sa­stan­ke, i pred­vi­đa kon­kret­ne po­stup­ke:

• od­re­di­ti svr­hu, cilj i za­dat­ke sa­stan­ka
• po­zva­ti od­go­va­ra­ju­će lju­de ko­ji će sa­sta­nak uči­ni­ti efek­tiv­ni­jim i efi­ka­sni­jim
• de­fi­ni­sa­ti i po­de­li­ti ulo­ge na sa­stan­ku ka­ko bi se obez­be­di­lo od­go­va­ra­ju­će funk­ci­o­ni­sa­nje sa­stan­ka
• pri­hva­ti­ti pra­vi­la i struk­tu­ru ko­ja sma­nju­je ne­ra­zu­me­va­nje i de­struk­tiv­ni kon­flikt
• po­me­ša­ti raz­li­či­te po­ten­ci­ja­le raz­li­či­tih lju­di ka­ko bi se po­sti­glo kon­stant­no ostva­ri­va­nje kva­li­tet­nih re­zul­ta­ta

 

Šta su sa­stan­ci?

Po­sto­ji mno­go vr­sta sa­sta­na­ka, ko­ji se sa­sto­je iz mno­gih ele­me­na­ta. Ono što na­zi­va­mo „sa­stan­ci­ma” ima dve za­jed­nič­ke stva­ri – po­ve­zi­va­nje gru­pe i raz­me­nu in­for­ma­ci­ja. Ina­če, stva­ri su ma­lo kom­pli­ko­va­ni­je. Po­treb­no je da raz­mi­sli­mo o sle­de­ćem:

• za­što nam je sa­sta­nak po­tre­ban (svr­ha)
• o če­mu ras­pra­vlja­mo (šta) a o če­mu ne­će­mo ras­pra­vlja­ti (cilj, do­men)
• ko­ga po­zi­va­mo na sa­sta­nak (a ko­ga ne)
• ka­da odr­ža­ti sa­sta­nak (ili ko­li­ko če­sto, za pe­ri­o­dič­ne sa­stan­ke)
• gde odr­ža­ti sa­sta­nak (me­sto)
• ka­ko će se sa­sta­nak vo­di­ti, i
• ko će bi­ti od­go­vo­ran za šta; pre, za vre­me i po­sle sa­stan­ka

Ovo po­kri­va osnov­na pi­ta­nja – ko, šta, ka­da, za­što i ka­ko. Svi ovi ele­men­ti mo­ra­ju da  se ukla­pa­ju ka­ko bi se iz­be­gli ra­zni pro­ble­mi. Iz­bor po­gre­šnih ele­me­na­ta sa­stan­ka mo­že bi­ti pri­lič­no bo­lan.

Sa ba­rem se­dam raz­li­či­tih ele­me­na­ta ko­je mo­ra­mo uze­ti u ob­zir, bi­će pra­vi iza­zov pro­na­ći od­go­va­ra­ju­ći miks lju­di, ulo­ga i pra­vi­la ra­di ostva­re­nja svr­he od­re­đe­nog sa­stan­ka. Mo­žda ste se i sa­mi su­o­či­li sa ta­kvim iza­zo­vi­ma. Da li ste ika­da pri­be­gli neo­ba­ve­znom pri­la­zu sa­stan­ku ka­da je bi­lo po­treb­no po­što­va­ti od­re­đe­na pra­vi­la i ulo­ge? Da li ste ika­da is­pla­ni­ra­li for­ma­lan sa­sta­nak, gde je čvr­sta struk­tu­ra pred­sta­vlja­la pre­pre­ku za one ko­je ste po­zva­li?

Skri­ven pra­vi plan sa­stan­ka

Sa­stan­ci mo­gu bi­ti pra­vi ka­me­le­o­ni, po­go­to­vo oni pe­ri­o­dič­ni. Pe­ri­o­dič­ni sa­stan­ci su če­sto šan­sa da se ne­ja­sno de­fi­ni­šu uče­sni­ci, svr­ha ili te­me sa­stan­ka. Sva­ka se­si­ja pe­ri­o­dič­nog sa­stan­ka se mo­že raz­li­ko­va­ti od pret­hod­ne, zah­te­va­ti ne­ke mo­di­fi­ka­ci­je osnov­nih ele­me­na­ta (uče­sni­ci, ulo­ge, pra­vi­la, itd), i bez ja­snog shva­ta­nja ovih ele­me­na­ta ve­ro­vat­ni­je je da će na­sta­ti ne­pro­duk­tiv­ni sa­stan­ci.

Ne­ki od stan­dard­nih na­zi­va ko­ji mo­gu sa­kri­ti raz­li­či­te vr­ste sa­sta­na­ka su sa­sta­nak uprav­nog od­bo­ra, sa­sta­nak iz­vr­šnog od­bo­ra, fo­rum me­na­dže­ra, sa­sta­nak pro­daj­nog ode­lje­nja, sa­sta­nak o pro­jek­tu, sa­sta­nak ko­or­di­na­ci­je, sa­sta­nak kon­tro­le, di­sku­si­je, sa­sta­nak na ko­me se od­lu­ču­je, se­mi­na­ri, kon­fe­ren­ci­je, sa­stan­ci stra­te­gij­skog pla­ni­ra­nja…

Na­ja­vlju­ju­ći sa­sta­nak ko­ri­šće­njem ne­kog od na­ve­de­nih ter­mi­na, ve­ro­vat­no uz na­ja­vu te­me, če­sto pret­po­sta­vlja­mo da će svi raz­u­me­ti ulo­gu ko­ju tre­ba da ima­ju i pra­vi­la ko­ja tre­ba da pra­te. Ali, na­pro­tiv, lju­di ne mo­ra­ju da zna­ju sve ove stva­ri, što će im ote­ža­ti da se pri­pre­me za sa­sta­nak. Ovi ne­ja­sni ter­mi­ni mo­gu nas uljulj­ka­ti u lo­še na­vi­ke da uvek ko­ri­sti­mo ista pra­vi­la i ulo­ge za sa­sta­nak npr. pro­da­je, ili da uvek po­zi­va­mo iste lju­de. A po­ne­kad ma­lo du­blji uvid u stvar­nu svr­hu, do­men i ci­lje­ve ne­kog od­re­đe­nog „sa­stan­ka pro­da­je” mo­že nam raz­ja­sni­ti da su tog pu­ta mo­žda po­treb­ni do­dat­ni lju­di. Ta­ko­đe, za ne­ke od stal­no pri­sut­nih mo­žda ne­će bi­ti po­treb­no da pri­su­stvu­ju. Uko­li­ko su ve­o­ma za­u­ze­ti, a nji­hov iz­o­sta­nak ni­je kri­ti­čan za rad ti­ma, mo­gu po­že­le­ti da tog pu­ta ne bu­du pri­sut­ni. Mo­žda i ulo­ge i pra­vi­la ta­ko­đe zah­te­va­ju ne­ke iz­me­ne. Od­re­đe­ne vr­ste grup­nih pro­ce­sa bo­lje od­go­va­ra­ju dru­ga­či­jim svr­ha­ma.

Va­žno je ja­sno sa­gle­da­ti stvar­ne or­ga­ni­za­ci­o­ne po­tre­be za od­re­đe­nim sa­stan­kom. Či­nje­ni­ca je da sa­kri­van iza na­zi­va  „sa­sta­nak pro­da­je” ju­če­ra­šnji sa­sta­nak je pot­pu­no dru­ga­či­ji od da­na­šnjeg. Me­na­dže­ri ko­ji raz­mi­šlja­ju raz­mo­tri­će stvar­ne po­tre­be za sa­stan­kom, a po­zva­ni­ma će una­pred re­ći šta mo­gu da oče­ku­ju i ka­ko da se pri­pre­me za sa­sta­nak, ume­sto da se osla­nja­ju na na­vi­ke, obi­ča­je i tra­di­ci­ju i po­zo­vu već stan­dard­nu eki­pu lju­di.