Jedan od najčešćih komentara koji ukazuje na nedovoljnu svest o negativnim posledicama visoke fluktuacije je: „Otišao Petar, pa šta. Za istu platu dovešćemo Milana. Naši troškovi ostaju nepromenjeni.“ Da li je baš tako?
Ono što se često previdi je vreme koje nam je bilo potrebno da nađemo Milana i šta se u tom periodu traženja Milana dešavalo s poslovima koje je obavljao Petar. Verovatno su bili u zastoju koji se produžio i po dolasku Milana kojem je trebalo vremena da uđe u posao i da počne da daje prve poslovne razultate.
U istom tom periodu moglo bi da dođe i do pada u kvalitetu usluga, kako bi u tom slučaju reagovali klijenti? Da li bi ostali lojalni ili bi, ipak, prešli kod konkurencije?!
Računica
Kako izračunati kolika je fluktuacija i koliko nas košta? Fluktuacija može da se prati na nivou cele firme, kao i za pojedinačne pozicije. Izračunava se tako što se broj zaposlenih koji su otišli i kojima je bilo potrebno pronaći zamenu u prethodnoj godini podeli sa prosečnim brojem zaposlenih na prošlogodišnjem platnom spisku, a dobijeni razultat se pomnoži sa sto. Na primer, ako je neku firmu prošle godine napustilo 250 ljudi kojima je bilo potrebno pronaći zamenu, a prosečan broj na platnoj listi u prethodnoj godini je iznosio 1000 zaposlenih. Fluktuacija u toj firmi je 25 odsto (250/1000×100).
Kada znamo kolika je fluktuacija, potrebno je izračunati i koliko nas ona košta. Jedan od relativno jednostavnih načina, ali ne i jedini, kako da se izračunaju troškovi fluktuacije je da se broj onih koji su napustili firmu i kojima je bilo potrebno pronaći zamenu pomnoži sa njihovom prosečnom zaradom koju su primili u prethodnoj godini pomnoženo sa određenim koeficijentom. Koliki koeficijent ćemo odrediti zavisi od različitih studija, a on se obično kreće od 1,5 do 2,5 (prema podacima The Society of Human Resource Professionals– SHRM). Načelno, što se radi o većoj zaradi, odnosno o važnijoj poziciji, zamenu je teže pronaći, pa je i koeficijent viši. Za potrebe ove računice odredićemo koeficijent 1,75.
Ako je njihova prosečna bruto godišnja zarada za prethodnu godinu iznosila 12.000 dolara, izlazi da nas fluktuacija od 25 odsto na godišnjem nivou košta 5.250.000 (250×12.000×1,75).
Koeficijentom bi trebalo da se obuhvate svi skriveni troškovi koji se mogu podvesti pod trošak fluktuacije. To su troškovi administriranja onih koji odlaze, kao i onih koji dolaze. Potrebno ih je odjaviti, odnosno prijaviti, napraviti rešenje o raskidu radnog odnosa, odnosno potpisati ugovor o radu.
Takođe, s onima koji odlaze svojom voljom potrebno je obaviti izlazni intervju. Kod onih drugih, kojih bismo želeli da se oslobodimo, često je potrebno ponuditi i jednu do dve plate kako bi pristali da sporazumno napuste kompaniju.
U periodu dok tražimo zamenu neko mora da preuzme poslove zaposlenog koji je otišao, pa će nekima možda biti potrebno plaćati i prekovremene sate.
Upražnjenu poziciju je potrebno oglasiti, a i to košta. Ukoliko u prvom oglašavanju ne dobijemo potreban odziv kandidata moraćemo da ponovimo oglašavanje ili da se oglasimo na više različitih mesta. Ako ni posle ponovljenog oglašavanja ne uspemo samostalno da zatvorimo poziciju moraćemo da angažujemo head hunting agenciju.
Ako je zaposleni koji radi na poslovima regrutacije i selekcije zbog visoke fluktuacije pretrpan poslom moraćemo da mu dodelimo bonus. Ili u krajnjoj liniji da zaposlimo veći broj izvršilaca na tim poslovima. Ukoliko kompanija posluje u više različitih gradova regruteri će morati da putuju, pa tu treba računati i njihove putne troškove i dnevnice.
Zatim, tu su i troškovi uvođenja novog zaposlenog u posao, odnosno njegove obuke. Menadžeri umesto da se bave nekim drugim poslovima moraju da se bave novim zaposlenima.
Pri svemu tome treba uzeti u obzir i vreme izgubljene produktivnosti, a to je vreme koje teče od momenta kada nam zaposleni saopšti da napušta kompaniju pa sve do dolaska novog zaposlenog odnosno njegove pune produktivnosti.
Prema nekim studijama, novi zaposleni postiže punu produktivnost tek nakon dvanaest nedelja. Prosečno vreme potrebno da bi se neka pozicija zatvorila varira od tri nedelje pa sve do tri meseca, u zavisnosti od pozicije ili sposobnosti regrutera. U nekim slučajevima prosečno vreme potrebno da bi se pozicija zatvorila je deo formule izračunavanja troškova fluktuacije.
Smanjenje fluktuacije
Kada osmislimo strategiju smanjenja fluktuacije koja podrazumeva ili dodatno investiranje u sistem regrutacije i selekcije koji će omogućiti bolji odabir kandidata ili izmene u sistemu nagrađivanja interesovaće nas da li smo napravili dodatni trošak ili smo dodatno ulažući uspeli da smanjimo fluktuaciju i da uštedimo.
Recimo da smo investirati 400.000 dolara s idejom da prepolovimo postojeću fluktuaciju i interesuje nas da li smo uspeli u tome. Troškove fluktuacije od 25 posto ćemo pomnožiti sa 0,50, a od dobijenog rezultata ćemo oduzeti ono što smo dodatno investirali, a to je onih 400.000 dolara. Računica pokazuje da smo uštedeli 2.225.000 dolara (5.250.000×0,50 – 400.000). Odnosno, da je naš povraćaj na investiciju, kao što se može videti u tabeli A, 556 posto.
TABELA A
| Red 1
Broj zamenjenih zaposlenih u prošloj godini = |
250 |
| Red 2
Prosečan broj zaposlenih na platnoj listi u prošloj godini = |
1.000 |
| Red 3
Prosečna godišnja bruto zarada onih koji su zamenjeni = |
$12.000 |
| Red 4
Koeficijent zamene prosečnog zaposlenog = |
1,75 |
| Red 5
Racio fluktuacije = Red 1/ Red 2 * 100 = |
25% |
| Red 6
Troškovi fluktuacije = Red 1* Red 3* Red 4 = |
$5.250.000 |
| Red 7
Troškovi smanjenja troškova fluktuacije (Red 6) za 50% = |
$400.000 |
| Red 8
Ušteda = Red 6* 0,50 – Red 7 = |
$2.225.000 |
| Red 9
ROI = (Red 8) / (Red 7)* 100 = |
556% |
Alternativna formula
Prethodna formula je možda jednostavnija, ali zato ćemo prikazati još jednu formulu koja je, čini nam se, preciznija.
Pretpostavimo da se radi o kompaniji koja zapošljava deset hiljada ljudi i planira da u predstojećoj godini zaposli još petsto ljudi. Fluktuacija na godišnjem nivou iznosi 38,7%.
Pretpostavimo da smo fluktuaciju smanjili za 25 odsto uvođenjem fleksibilnijeg radnog vremena, što nas nije ništa koštalo, i interesuje nas koliko smo uštedeli.
TABELA B
| Red 1 Ukupan broj zaposlenih = | 10.000 |
| Red 2
Broj zapošljavanja s obzirom na planirani razvoj = |
500 |
| Red 3 Fluktuacija na godišnjem nivou = | 38,7% |
| Red 4
Broj zapošljavanja na godišnjem nivou s obzirom na planirani razvoj i fluktuaciju =
Red 2 + ((Red 1 + Red 2) * Red 3) = |
4.564 |
| Red 5
Broj zapošljavanja na godišnjem nivou samo s obzirom na fluktuaciju izuzimajući planirani razvoj = (Red 1 + Red 2) * Red 3 = |
4064 |
| Red 6
Prosečna bruto godišnja zarada zaposlenog = |
$12.000 |
| Red 7
Godišnji prihod koji ostvari zaposleni = (Pretpostavka je da zaposleni zaradi svoju platu i još dva i po puta toliko za poslodavca) (Red 6 * 2,5)= |
$30.000 |
| Red 8
Prihod koji se generiše na nivou jedne radne nedelje = Red 7/ 52 = |
$576,92 |
| Red 9
Prosečno vreme potrebno da bi se pozicija zatvorila = |
5,3 nedelje |
| Red 10 Izgubljena produktivnost =
Red 8 * Red 9 = |
$3.057,68 |
| Red 11
Prosečni troškovi regrutacije i selekcije po zaposlenom = |
$3.000 |
| Red 12
Broj smanjenog zapošljavanja na godišnjem nivou s obzirom na smanjenje fluktuacije za 25% = Red 5 * 25% = |
1016 |
| Red 13
Novčana vrednost smanjenja fluktuacije = Red 5 * ((Red 10 + Red 11) * 25% = |
$6.154.603 |
Iz priložene Tabele B vidimo da se smanjujući fluktuaciju od 38,7 odsto za 25 odsto ostvaruje ušteda od 6.154.603 dolara na godišnjem nivou, odnosno postiže se rasterećenje od 1016 zapošljavanja na godišnjem nivou.
Baza podataka preduslov
Polazna pretpostavka ili preduslov za izvođenje bilo koje računice je da imamo evidenciju potrebnih podataka. Ukoliko smo došli u kompaniju u kojoj je takva vrsta evidencije izostala, onda je krajnje vreme da je uspostavimo. Počećemo prikupljajući potrebne informacije, zatim ćemo osmisliti kako da ih organizujemo da bismo mogli da pravimo smislene analize i da izračunavamo povraćaj investiranja u ljudske resurse.
Prve analize ćemo moći da pravimo tek sledeće godine kada se kompletiraju svi potrebni podaci za prethodnu godinu. Analize se rade iz godine u godinu, tako da je na kraju moguće pratiti i uočavati trendove na nivou većeg vremenskog razdoblja.
Sopstvena formula
Bez obzira na formule koje smo priložili potrebno je da dođete do sopstvene formule koja će imati smisla u slučaju vaše kompanije. U slučaju formula koje prilažemo neki podaci kao što su koeficijent ili prosečno vreme potrebno da bi se pozicija zatvorila su, kao što je već spomenuto, preuzeti od the Society of Human Resource Professionals (SHRM), a to su podaci koji su dobijeni na osnovu istraživanja sprovedenih među kompanijama koje posluju u Sjedinjenim Američkim Državama.
Formule koje prilažemo nisu nešto što ne može da se dovede u pitanje, već su priložene, pre svega, sa ciljem da vas pokrenu na razmišljanje i osmišljavanje sopstvenog načina praćenja, analiziranja i računanja povraćaja investiranja u smanjenje fluktuacije radne snage.
Iz svega priloženog se vidi da visoka fluktuacija značajno smanjuje profit kompanije i da su oni koji misle da zamena zaposlenih ne povećava kompanijske troškove u velikoj zabludi.
