Sastanci su nam neophodni. Oni su ključni za iznalaženje kreiranje rešenja važnih problema. Važni su i za pridobijanje onih koji kreativna rešenja treba da sprovedu. S obzirom da od ljudi tražimo da izdvoje svoje vreme i da učestvuju, potrebno je i da im pokažemo konkretna postignuća kao rezultate sastanaka. Zbog orijentisanosti na zadatak, često ćemo biti primorani da pozovemo ljude koji inače ne rade zajedno, pa treba da budemo svesni ograničenja koja se mogu pojaviti.
Poslovanje mora da se fokusira na rezultate, a ne na navike ili pojedine ličnosti (ljudski element jeste izuzetno važan, ali nas ne sme odvratiti od našeg zajedničkog cilja). Potrebna nam je fleksibilnost da bismo imali PAEI i capi nad zadatkom – bez obzira koliko zbog toga lista pozvanih na sastanak bila neobična. Takođe, potrebno je da to uradimo bez trošenja sve naše energije na pred-problem ili pred-pred-problem formiranja tima. Formiranje timova je mnogo jednostavnije u organizacijama koje neguju okruženje u kojem se uči, koje je okarakterisano postojanjem uzajamnog poverenja i poštovanja.
Organizacije koje su prihvatile Adižes metod poštovanje kreiraju putem pravila za stvaranje poštovanja. Rešenja se takođe postižu procedurom koja zahteva poštovanje pravila, a koju vode ljudi izvršavajući određene uloge.
Vitalnost pravila
Možda se čini pomalo čudnim oslanjati se na pravila kojima treba da nastane poštovanje u timu? Možda se čini čudnim koristiti pravila prilikom rešavanja kreativnih problema? Zar pravila ne povećavaju socijalnu distancu i guše kreativnost pre nego što će podsticati vitalnost? To nije tačno. U jednom od prethodnih brojeva časopisa pokazali smo na primeru igranja karata da pravila omogućavaju i zabavu i kreativnost, dok bi bez njih zavladala anarhija.
Igre su skupovi pravila i ciljeva. Ništa više. Igrate po pravilima kako biste postigli svoje ciljeve. Ukoliko su pravila dobro formulisana i ciljevi vredni utrošenog vremena, ljudi će biti konstantno fokusirani i u potpunosti angažovani. Imaće neverovatnu energiju koju će koristiti za postizanje ciljeva. Zlatna pravila izazove čine zabavnim i ciljeve dostižnim. Ona su veoma precizni alati za upravljanje produktivnim sastancima.
Pravila za postizanje poštovanja
Pravilo broj jedan je da sastanak mora da počinje i završava se na vreme. Zatim, treba da bude dopušteno svakom ko govori da završi izlaganje do kraja. Govornik dalje daje reč osobi sa svoje desne strane. Nikome nije dopušteno da izmeni agendu. Pitanja koja se postavljaju ne smeju da budu osuđujuća ili uvredljiva… Sve to da bi sastanci bili valjani.
Momenat tišine
U savremenom svetu “trenutak tišine” je potcenjen i mnogi su skloni da ignorišu njegovu važnost. Šta on znači? Navedeno pravilo broj tri je jedno od istaknutih kada je u pitanju poštovanje na sastancima. U takvom procesu, kako je rečeno, onaj ko trenutno govori daje reč sledećem, onom sa svoje desne strane, i to onda kada kaže sve što je mislio da kaže. Vrednost ovog pravila postaje jasnija kada shvatimo dve stvari: svrhu sastanka i način na koji ljudi zaokružuju, kompletiraju svoje misli. Postoje mnogobrojne svrhe sastanaka, ali njihova funkcija uvek je objedinjavanje informacija, ideja i opcija. Donećemo mnogo bolju timsku odluku ukoliko svoje planove saopštimo drugima. I to je osnovno. Ukoliko ljudi zaista žele da dele ideje sa drugima, potrebno je da obrate pažnju na ono šta drugi govore. Potrebno je slušaju.
Međutim, na sastancima ljudi često razmišljaju šta će sami reći dok drugi govore, a kada dođe red na njih kažu to što su smislili. Kada, pak, završe na kratko se “izgube u tišini”, odnosno bar nekoliko sekundi po prestanku govora osvrću se na to šta su rekli, pitaju se da li su se dobro izrazili i da li su rekli sve što su hteli da kažu. Dok su ovoj “zoni” oni ne slušaju stvarno šta govori sledeća osoba i zbog toga propuste ponešto od onog šta ona kaže… Stvari se veoma brzo mogu preokrenuti u situaciju u kojoj svi ili planiraju šta će reći ili razmišljaju o tome šta su rekli, i niko nikoga ne sluša zaista. Šta je onda poenta sastanka?
Pravilo tri daje ljudima vremena da uđu u “zonu”, u oblast kada će se osvrnuti na to šta su rekli, da razmisle o svojim osećanjima vezanim za to šta su rekli, a zatim da svoju pažnju prebace na onoga ko sledeći govori. Vremenom, uočićete da oni počinju da pričaju pažljivije i slušaju pažljivije. To donekle usporava konverzaciju, ali podiže stepen do koga se postižu stvarni rezultati na sastanku.
Osam koraka produktivnog rešenja
To su: odmrzavanje, akumulacija, razmatranje, sazrevanje ideje, pojava ideje, prilagođavanje, finalizacija i potkrepljenje.
Ovih osam koraka čini eksplicitnim proces koji sve vreme koristimo da bismo rešili probleme i odredili rešenja. Zamislite sastanak sa svim zaposlenima kako biste prodiskutovali problem. Šta ćete uraditi? Verovatno prvo ide “zagrevanje” (odmrzavanje) pričom o svakodnevnim stvarima sve dok se ne uskladite sa situacijom na sastanku. Onda iznosite stavke, teme, i dodajete sve ono na šta treba da se ukaže tokom sastanka. Dopuštate drugima da govore, da biste prikupili sve informacije i saznali njihova gledišta. Zatim dolazite do zajedničkog razumevanja problema, istražujete moguća rešenja i procenjujete ih da biste uvideli koliko su odgovarajuća i realna. Potom sledi diskusija o posledicama različitih predloženih rešenja i prihvatanje najboljeg. Kada bude postignuta saglasnost oko najboljeg rešenja, završavate praveći rezime svega i proglašavate odluke donetim, odlučujući kada, gde i kako.
Ovaj proces je univerzalan. U Adižes metodologiji različitim fazama ovog prirodnog procesa dati su eksplicitni nazivi, čime se povećava mogućnost kontrole rešavanja problema. Kada znanje postane eksplicitno, možemo biti sigurni da će svaki korak imati pažnju koju zaslužuje…
