Upravljanje vremenom ili time management predstavlja istovremeno oblast koju bih ja nazvao “upravljanje sobom”, jer kroz život prolazimo od rođenja do smrti na način da se u većini slučajeva borimo sa nedostatkom vremena, svesni konačnosti života. Međutim, budimo realni od samog početka. Vremena imamo svi podjednako – 24 sata dnevno – i to je činjenica. Zbog toga je daleko ispravnije umesto reći sebi – nemam vremena reći – ja ne umem da organizujem svoje vreme. To je konstruktivni izraz koji poziva na akciju, jer ako naučim da organizujem svoje vreme imaću ga više za prave stvari u pravom trenutku, pa ću možda i uspeti da nadoknadim nešto od onoga što sam propustio u dosadašnjem životu.
Koliko je vreme značajan faktor života najbolje pokazuje činjenica da ako uporedimo ljudski vek sa ukupnom istorijom čovečanstva onda to izgleda ovako: pre pedeset godina pojavio se neandertalac; pre deset godina ljudi izašli iz pećine; pre pet godina pojavilo se slikovno pismo; pre šest meseci napravljena je prva štamparska mašina; pre mesec dana pronađena sijalica; pre nedelju dana napravljen prvi televizor; juče Gagarin poleteo u svemir; pre par sekundi čovek sleteo na Mesec…
Primenimo li ovo analogijom na naš život postaće nam jasno koliko je život kratak, a koliko je mnogo stvari potrebno učiniti u tom životu da bi se postigli brojni ciljevi koje imamo; ispunila životna misija koju smo sebi postavili i bili u stanju da se na kraju životnog puta okrenemo, pogledamo na pređeni put i s pravom kažemo da smo živeli sopstveni život.
Nikada nemojte zaboraviti da je podsvesni cilj svakog čoveka da nadživi svoje biološko trajanje. Zbog toga je potrebno da vreme koristimo, a ne da ga razbacujemo i da ono bude sredstvo a ne tiranin u našem životu. Da bi nadživeli svoje biološko trajanje potrebno je da život ispunimo sadržajima, duhovnim vrednostima, naučnim dostignućima po kojima će nas pamtiti buduća pokoljenja, materijalnim dobrima koja će ostati za nama i slično.
Ciljevi jasni podsvesti
Ciljevi moraju da budu tako definisani da ih naša podsvest kao naš glavni saveznik u njihovoj realizaciji može jasno sagledati i shvatiti. Oni moraju biti stavljeni u vremenski okvir, tj. moramo im definisati početak i trenutak do kog želimo da budu realizovani. Ovo je vrlo značajno s obzirom na ljudsku osobinu da odlaže početak radova na realizaciji nekog cilja kao i na nesaradljivost podsvesti u uslovima kada krajnji rok nije definisan. Zamislite sebe na obali hladnog jezera u uslovima u kojima vam neko kaže: “Uđi da se kupaš kada budeš spreman”. Leto će proći, a vi još uvek nećete biti spremni. Ako vas pak neko uhvati za ruku i kaže: “Hajde, na tri skačemo. Jedan, dva, tri!”, već ste skočili i kasno je za predomišljanje.
Kada jasno definišete rok u kome nešto želite da postignete, savetujem vam da to zapišete i onda ćete se iznenaditi kada se to desi i to baš u predviđenom roku. Ovaj fenomen nije slučajnost već je posledica delovanja podsvesti koja između ostalog funkcioniše na ovom principu.
Od opšteg ka posebnom, od bitnog ka nebitnom
Sve ciljeve možemo podeliti u tri osnovne kategorije.
Životni ciljevi su ciljevi koje postavljamo na bazi definisanja svrhe svog postojanja, odnosno definisanja misije svog života. Životni ciljevi su oni za čije ispunjenje je potrebno više godina, a čije posledice traju doživotno.
Intermedijalni ili srednjoročni ciljevi su oni za čije ispunjenje je potrebno od godinu do dve. Ovi ciljevi su vrlo značajni zato što u psihološkom smislu čovek kao realnost može da doživi samo vremenske projekcije trajanja do dve godine. Otuda se u motivacionom smislu realizacija svih ciljeva dešava kroz intermedijalne ciljeve, bilo nezavisno bilo kao delove životnih ciljeva. Pristup intermedijalnim ciljevima je identičan pristupu realizacije bilo kakvog drugog projekta. To podrazumeva definisanje jasnog cilja, razloga i koristi, šansi i rizika, prepreka i preduslova i detaljnu razradu sa svim elementima koji bi odgovarali analogiji plana i strategije npr. izgradnje sopstvene kuće.
Dnevni ciljevi predstavljaju način mozaičnog ostvarenja elemenata intermedijalnih ciljeva iz kojih proističu. Na žalost, većina ljudi vreme planira, organizuje i živi “naopačke”, tj. prvo planira dnevnu aktivnost, a ono što se srednjoročno i dugoročno iz toga izrodi doživljava kao sudbinu po principu “tako je moralo biti”. Organizovan, uspešan čovek postupa upravo suprotno. Razrađeni intermedijalni cilj potom razbija na mesece, nedelje i dane, pa u okviru dnevnih lista onoga što treba uraditi ugrađuje (poput kamičaka mozaika) konkretne aktivnosti koje na kraju određenog vremenskog perioda i realizovanog cilja nalaze svoje puno funkcionalno mesto.
Ne zaboravite da je smrt jedini konačni (i nepredvidivi) rok. Ljudi često u životu koriste izgovore tipa da je njihovo vreme prošlo, da su stari itd. Međutim, sama činjenica da je smrt nepredvidiva u svom dolasku pruža mogućnost svakom da do poslednjeg udaha menja sebe, svoje navike, svoje okruženje i aktivno utiče na ostala menjanja. Onda kada imamo jasne ciljeve i nepokolebljivu veru u sebe da ćemo ciljeve ostvariti, mogu da nam se dese samo dve stvari: ili da ciljeve i ostvarimo ili da pre toga umremo (no srećni i zadovoljni, jer se to desilo na našem putu ka našim ciljevima). Za uspeh i sreću u životu je najvažnija stvar da odlučimo šta nam je najbitnije, odnosno da formiramo i poštujemo svoje prioritete.
Važno/nevažno, bitno/nebitno!
Sa aspekta važnosti sve stvari u životu možemo podeliti u tri kategorije:
Ono što moram da uradim – kategorija je stvari koje ako u životu ne uradim, nisam živeo svoj život, i imam sve preduslove da budem nesrećan. U tu kategoriju spadaju doživotni ciljevi kojima obeležavamo svoj život i ispunjavamo svoju misiju. Na žalost, većina ljudi tu kategoriju pogrešno shvata, pa misli da je ona proistekla iz obaveze prema drugima. Naprotiv, ovo se odnosi na obavezu prema sebi, za čiju realizaciju plaćamo značajnu cenu. Još je Šopenhauer to definisao konstatacijom da tri četvrtine stvari u životu radimo zbog drugih, te da na taj način de facto plaćamo cenu činjenice da smo socijalna bića definisana okruženjem i društvenim odnosima.
Ono što treba da uradim – kategorija je koja podrazumeva sve ono što kao obaveza proističe iz činjenice da smo ljudi koji žive sa ljudima, da imamo svoje porodice, svoje društvene obaveze, moralne, materijalne itd.
Ono što bi bilo dobro da uradim, ako bude vremena – kategorija je naših i tuđih želja koje nisu prioriteti; čija realizacija bi mogla imati izvestan pozitivan efekat, ali nije toliko značajna da bi konkurisala prethodnim kategorijama.
Poslednje dve kategorije obuhvataju one tri četvrtine stvari, po Šopenhaueru, koje radimo zbog drugih. Važno je nikad ne dopustiti da ove kategorije ugroze prvu kategoriju. To se na žalost u realnom životu često dešava i tim češće kada nam život nije organizovan na pravi način. Zato vam toplo preporučujem da sve svoje aktivnosti razvrstavate po ovom obrascu i da nikada ne dopustite da stvari nižeg prioriteta ugroze stvari višeg prioriteta.
Gde gori i… da li je bitno?
Aktivnosti u životu možemo podeliti po još jednom kriterijumu – po koordinatama bitnosti i hitnosti.
a) Kada se bavimo stvarima koje su bitne i hitne onda se direktno izlažemo nepredvidivim krizama, pritiscima i problemima. Ovo rezultira povišenim nivoom stresa i pojavom tzv. menadžerske bolesti, krizama i konfliktima. Na žalost to je obrazac života i rada većine današnjih menadžera. Oni (pogrešno) smatraju da što imaju više pritisaka, problema, kriza, konflikata i bolesti, to su važniji i uspešniji menadžeri.
b) Kada smatramo hitnim nebitne stvari, dolazimo u situaciju da se bavimo svim i svačim po principu “od svega po malo”, što rezultira brojnim prekidima, a za posledicu ima kratkotrajne fokuse, obuzetost problemima, odsustvo samokontrole, razvijanje karaktera kameleona i osobe kojoj je sve bez veze i bez smisla.
c) Kada se bavimo stvarima koje nisu ni hitne ni bitne kao osnovnom preokupacijom, onda je to čisto gubljenje vremena. Tu dominira potpuna neodgovornost prema sebi i okruženju.
d) Kada se organizujemo tako da bitne stvari nikada ili retko postanu hitne, onda imamo mogućnost planiranja, stvaranja novih perspektiva, sprečavanje nastanka problema, razvijanje novih odnosa, vreme za rekreaciju itd. Takav menadžment podrazumeva postojanje vizija, perspektiva i ravnoteža, discipline i kontrole sa veoma retkim krizama i problemima.
Na primer, pretpostavimo da neki projekat ili izveštaj treba da dostavite do određenog dana. Postoje dve mogućnosti. Prva je da odlažete do poslednjeg momenta, kao što na žalost većina ljudi radi, te da rizikujete da baš onda kada treba da odštampate taj izveštaj nestane struja, računar otkaže poslušnost, nestane toner u štampaču, zaboravite da tog dana fotokopirnice ne rade zbog državnog praznika… Sve to čini da ste pod pritiskom, nervozni, dekoncentrisani itd. U drugoj varijanti, planirali ste i izveštaj završili dva tri dana pre roka, na miru ste ga uobličili i otkucali; imali ste vremena da ga ponovo prelistate i dodatno ilustrujete… O psihološkim i materijalnim posledicama ovakva dva postupka zaključite sami.
Italijanski filozof Pareto je još u devetnaestom veku uočio zakonomernost koja je danas poznata kao “pravilo 20:80”. Mada je on pravilo definisao na primeru odnosa procenta posednika i poseda u Italiji, danas je ono široko prihvaćeno i primenjivo i u mnogim drugim oblastima. Primenjeno na vreme, ovo pravilo kaže da se sa 20% utroška vremena postiže 80% efekta, dok je za preostalih 20% efekta potrebno utrošiti 80% i više energije, novca itd. U kontekstu razmatranja upravljanja vremenom, ovo je značajan podatak, jer ako je već tako, treba se vrlo precizno opredeliti prema tome koliko je postignuti efekat posledično za nas značajan, odnosno koliko stvari koje radimo danas utiču na to kako će nam biti i šta ćemo raditi sutra. Da to ilustrujemo primerom. Ako u toku dana čitanju posvetimo sat vremena, od nas zavisi šta ćemo konkretno čitati. Nastavite li da se bavite posledično značajnim čitanjem svaki radni dan, pa još pedeset nedelja u godini (ne računajući vikende i godišnji odmor) to znači da ćete za samo godinu dana pročitati 30 do 50 za vaš budući život veoma značajnih knjiga. Budu li one stručnog i usmerenog karaktera, to znači da će vaš nivo znanja i umenja svake dve-tri godine dostizati u nekoj oblasti nivo doktorata nauka (!). Zamislite se nad time.
Organizacija vremena
Preporučujem vam da pratite utrošak svog vremena (na šta i koliko ga trošite), jer ćete na osnovu toga moći preduzeti sledeće korake. Distribucija utroška vremena treba da bude saglasna vašim prioritetima. Napišite svoje ciljeve, napravite vremenski plan i okvire, delegirajte poslove, planirajte svoje aktivnosti, odredite početak i definišite završetak aktivnosti, napravite rezervu vremena, definišite vreme za sebe. Utvrdite vreme kada ste najproduktivniji i posvetite ga prioritetima.
Rezerva vremena
Rezerva vremena je vrlo značajno vreme planirano u vidu pauza između obaveza. Kada pogledate planere većine ljudi oni su tako “tesno pravljeni” da se planirane obaveze nadovezuju jedna na drugu. To obično izgleda ovako: sastanak od 9 do 10 h, obaveza u sinovljevoj školi od 10 do 11, sastanak od 11 do 12, poslovni ručak od 12 do 13:30… Nije onda ni čudo što smo toliko frustrirani i nezadovoljni. Ovako sami sebe dovodimo u takvu situaciju. Da bismo uživali u poslu koji radimo potrebno je da ga u svakoj etapi obeležimo i “živimo” do kraja. Posle uspešnog sastanka, u 10 sati, bilo bi najprirodnije da se osamimo, popijemo kafu ili čaj, porazmislimo o svemu.. Umesto toga, trčimo u školu rizikujući da tamo zakasnimo zapadajući u prepodnevnu gužvu u saobraćaju; na drugi sastanak već unapred znamo da ćemo zakasniti, a ne daj bože da u međuvremenu treba da provedem duži period u toaletu, da promenimo kravatu ili očistimo cipele. Zato dobro zapamtite da je rezerva vremena preduslov da se bude efikasan i uspešan. Staro je pravilo da je bolje raditi malo ali dobro, nego puno pa loše.
Vreme za sebe
Vreme za sebe je takođe veoma značajna kategorija. To je period koji nam pomaže da osetimo da smo svoji čak i onda kada smo preokupirani stvarima koje činimo zbog drugih. Posvećujemo ga nekom svom hobiju, rekreaciji, čitanju, slušanju muzike… Ono nam pomaže da mnogo lakše podnosim ostale pritiske. Značajno je da i okruženje zna da je ovo vreme samo vaše vreme i da nema takve obaveze, takvog pritiska ili tuđe želje koje može ili ima pravo da vam ga uskrati.
Delegirajte!
Delegiranje predstavlja prepuštanje drugima da urade sve ono što oni mogu, a s namerom da se vi posvetite onome za šta ste najkompetentniji i što najbolje radite. U ovdašnjem okruženju ne delegira se dovoljno, jer se to smatra znakom slabosti ili nemoralnim, ljudi žele da sami sve urade, boje se da ne izgube kontrolu nad poslom, plaše se greške i kritike, ili jednostavno misle da su nezamenljivi.
Kvalitet i kvantitet
Uspeh nije destinacija, već proces. Kako se taj proces dešava u vremenu, izuzetno je značajno da se ono, kao i kompletan naš život, bolje organizuje. Ne zaboravite da je na poslu važniji kvalitet provedenog vremena, dok je kod kuće važan i kvantitet. Na svoju decu i porodicu ostavljate upečatljiv trag dužinom zajednički provedenog vremena i bavljenjem njima, dok se na poslu dobra organizacija, usredsređenost i visoka kompetentnost ogledaju u skraćenju vremena potrebnog za bavljenja određenom stvari.
